Báo cáo hiệu suất quy trình logistics giúp doanh nghiệp logistics rà soát cách công việc hằng ngày di chuyển qua vận hành, vận tải, giao nhận, kế toán, bảng điều khiển và báo cáo. Đây không nên là một báo cáo năng suất chung chung. Một báo cáo hữu ích nên cho thấy lệnh nào đang chạy, lô hàng nào đang chờ, chuyến nào bị trễ, chi phí nào chưa xác nhận, hóa đơn nào chưa sẵn sàng và đội nào cần xử lý tiếp. Trong vận hành logistics, hiệu suất quy trình phụ thuộc vào cả tiến độ vận hành và mức sẵn sàng tài chính. Nếu các dữ liệu này bị tách rời, quản lý có thể thấy công việc đã hoàn tất nhưng vẫn bỏ sót hóa đơn bị chậm, chi phí còn thiếu, bàn giao yếu và khoảng trống báo cáo.
Báo cáo hiệu suất quy trình logistics là gì?
Báo cáo hiệu suất quy trình logistics là báo cáo quản lý giúp đội ngũ rà soát cách công việc logistics di chuyển từ yêu cầu khách hàng đến thực hiện, theo dõi tài chính và báo cáo.
Hiệu suất quy trình trong vận hành logistics hằng ngày
Hiệu suất quy trình trong logistics thể hiện việc có di chuyển rõ ràng giữa các đội hay không. Một lệnh vận tải có thể bắt đầu từ chăm sóc khách hàng, chuyển sang điều phối, tiếp tục với cập nhật tài xế, rồi chuyển sang kế toán để rà soát chi phí và hóa đơn. Một hồ sơ giao nhận có thể bắt đầu từ kinh doanh, chuyển sang vận hành, tiếp tục qua thực hiện lô hàng và dịch vụ, rồi chuyển sang kế toán để kiểm soát hóa đơn và chi phí.
Báo cáo nên cho thấy từng bước đang chạy bình thường hay đang chờ thông tin còn thiếu.
Vì sao báo cáo nên kết nối vận hành và tài chính
Một quy trình logistics không hoàn tất chỉ vì hàng đã di chuyển hoặc giao hàng đã xong. Công việc cũng cần có dữ liệu chi phí đầy đủ, hóa đơn sẵn sàng, công nợ phải thu, công nợ phải trả và báo cáo quản lý.
Vì vậy, báo cáo hiệu suất quy trình nên kết nối hồ sơ vận hành với hồ sơ tài chính. Điều này giúp lãnh đạo thấy không chỉ việc đã làm, mà còn thấy việc nào vẫn đang chờ trước khi hồ sơ được đóng đúng cách.
Vì sao đội logistics cần báo cáo hiệu suất quy trình?
Đội logistics cần báo cáo hiệu suất quy trình vì cập nhật thủ công tạo điểm mù giữa các phòng ban và khiến quản lý khó thấy công việc đang nghẽn ở đâu.
Cập nhật thủ công tạo khoảng trống báo cáo
Nhiều đội logistics vẫn phụ thuộc vào bảng tính, cuộc gọi, chuỗi thư điện tử và tin nhắn để quản lý cập nhật hằng ngày. Cách này tạo khoảng trống báo cáo vì mỗi phòng ban có thể chỉ giữ một phần thông tin.
Vận hành có thể biết lô hàng đã hoàn tất. Điều phối có thể biết chuyến đã xong. Tài xế có thể biết giao hàng đã hoàn tất. Kế toán có thể vẫn đang chờ bằng chứng giao hàng, xác nhận chi phí hoặc chi tiết hóa đơn. Quản lý có thể chỉ thấy vấn đề khi báo cáo cuối tháng mất quá nhiều thời gian để chuẩn bị.
Báo cáo quy trình cải thiện kiểm soát bàn giao
Báo cáo hiệu suất quy trình giúp đội ngũ rà soát trạng thái bàn giao giữa kinh doanh, vận hành, điều phối, chứng từ, phối hợp vận tải, tài xế, xưởng bảo trì và kế toán.
Báo cáo nên thể hiện công việc còn mở, việc đang chờ, hồ sơ bị trễ, chứng từ còn thiếu, chi phí chưa xác nhận, hóa đơn đang chờ và ngoại lệ chưa xử lý. Điều này giúp đội ngũ theo dõi bằng dữ liệu được ghi nhận thay vì dựa vào trí nhớ hoặc nhắc thủ công.
Quản lý cần thấy toàn bộ quy trình
Quản lý cần nhìn thấy toàn bộ quy trình từ yêu cầu đến báo cáo. Chỉ đếm số lệnh đã hoàn tất là chưa đủ. Lãnh đạo cũng cần biết hồ sơ nào bị trễ, chi phí nào còn thiếu, hóa đơn nào chưa phát hành, khoản thanh toán nào đang chờ và báo cáo nào chưa đầy đủ.
Điều này cho quản lý góc nhìn rõ hơn về hiệu suất vận hành và mức sẵn sàng tài chính.
Báo cáo nên theo dõi gì trong vận hành vận tải?
Trong vận hành vận tải, báo cáo nên theo dõi lệnh vận tải, chuyến, tài xế, xe, rơ-moóc, trạng thái giao hàng, thời gian chờ, bằng chứng giao hàng, chi phí, hóa đơn, công nợ phải thu, công nợ phải trả và ngoại lệ.
Tiến độ lệnh và chuyến
Báo cáo hiệu suất quy trình vận tải nên cho thấy lệnh vận tải và chuyến đang di chuyển như thế nào trong thực thi hằng ngày. Các chỉ số hữu ích có thể gồm lệnh mới, lệnh đã lên kế hoạch, chuyến đang hoạt động, chuyến đã hoàn tất, chuyến bị trễ, chuyến đã hủy và chuyến thất bại.
Điều này giúp đội vận hành hiểu công việc nào đang chạy và công việc nào cần chú ý.
Mức sẵn sàng tài xế và thiết bị
Dữ liệu tài xế và thiết bị nên là một phần của báo cáo vì thực hiện vận tải phụ thuộc vào con người và tài sản. Báo cáo nên giúp quản lý rà soát khối lượng công việc của tài xế, cập nhật tài xế, mức sẵn sàng của xe, mức sẵn sàng của rơ-moóc, báo cáo lỗi và trạng thái liên quan đến bảo trì.
Nếu xe hoặc rơ-moóc chưa sẵn sàng, một chuyến đã lên kế hoạch có thể bị trễ dù lệnh nhìn như đã hoàn tất trong văn phòng.
Thời gian chờ và bằng chứng giao hàng
Thời gian chờ và bằng chứng giao hàng là chỉ số quan trọng của quy trình. Thời gian chờ có thể ảnh hưởng đến chi phí, hóa đơn khách hàng và chất lượng dịch vụ. Bằng chứng giao hàng ảnh hưởng đến xác nhận khách hàng, mức sẵn sàng hóa đơn và xử lý tranh chấp.
Một giao hàng có thể đã hoàn tất ngoài thực tế nhưng vẫn chưa sẵn sàng xuất hóa đơn nếu bằng chứng giao hàng chưa được ghi nhận.
Trạng thái kế toán vận tải
Dữ liệu kế toán vận tải nên cho thấy chi phí, phụ phí, hóa đơn, công nợ phải thu, công nợ phải trả và hồ sơ thanh toán có được kết nối với đúng lệnh hoặc chuyến hay chưa.
Điều này giúp quản lý rà soát công việc vận tải đã hoàn tất có được chuyển sang theo dõi tài chính đúng cách hay không.
Báo cáo nên theo dõi gì trong vận hành giao nhận?
Trong vận hành giao nhận, báo cáo nên theo dõi đơn hàng, lô hàng, đặt chỗ, dịch vụ, chứng từ, chi phí, hóa đơn, công nợ phải thu, công nợ phải trả, đề nghị chi, doanh thu, chi phí, lợi nhuận và ngoại lệ.
Trạng thái đơn hàng và lô hàng
Đơn hàng kết nối công việc thương mại với thực hiện vận hành và hồ sơ kế toán. Báo cáo hiệu suất quy trình nên cho thấy đơn hàng, lô hàng, đặt chỗ và dịch vụ đang ở trạng thái nháp, đang hoạt động, đang chờ, đã hoàn tất hay đang bị chặn.
Chỉ xem trạng thái lô hàng là chưa đủ. Báo cáo cũng nên thể hiện công việc dịch vụ, hồ sơ chi phí và hồ sơ hóa đơn liên quan đã sẵn sàng hay chưa.
Tiến độ dịch vụ và chứng từ
Công việc giao nhận thường bao gồm dịch vụ liên quan đến hải quan, vận tải nội địa, xử lý kho, chứng từ, phối hợp giao hàng và các dịch vụ giá trị gia tăng khác.
Nếu các công việc dịch vụ này không được theo dõi rõ, lô hàng có thể nhìn như đang hoạt động hoặc đã hoàn tất trong khi công việc quan trọng vẫn chưa xong. Mức sẵn sàng chứng từ cũng nên được nhìn thấy vì chứng từ thiếu có thể làm chậm hóa đơn và cập nhật khách hàng.
Rà soát chi phí, hóa đơn và lợi nhuận
Hiệu suất quy trình giao nhận nên bao gồm mức sẵn sàng tài chính. Báo cáo nên giúp đội ngũ rà soát doanh thu, chi phí, hóa đơn, công nợ phải thu, công nợ phải trả, đề nghị chi và lợi nhuận theo đơn hàng hoặc lô hàng.
Điều này giúp quản lý hiểu hồ sơ đã hoàn tất về vận hành và đã sẵn sàng về tài chính hay chưa.
Báo cáo theo khách hàng, tuyến và đội phụ trách
Quản lý nên có thể rà soát hiệu suất quy trình theo khách hàng, tuyến, nhân sự kinh doanh, loại dịch vụ, loại lô hàng và khối lượng công việc của đội ngũ.
Điều này giúp lãnh đạo nhận diện nơi quy trình đang chạy tốt và nơi doanh nghiệp cần cải thiện.
Apollogix hỗ trợ báo cáo hiệu suất quy trình như thế nào?
Apollogix hỗ trợ báo cáo hiệu suất quy trình thông qua các quy trình TMS và FMS kết nối vận hành, kế toán, bảng điều khiển và báo cáo.
Báo cáo quy trình trong Apollogix TMS
Apollogix TMS hỗ trợ lệnh vận tải, vận hành, cập nhật tài xế, quản lý thiết bị, kế toán, bảng điều khiển và báo cáo.
Điều này giúp đội vận tải rà soát lệnh, công-te-nơ, chuyến, tài xế, xe, rơ-moóc, thời gian chờ, bằng chứng giao hàng, chi phí, hóa đơn, công nợ phải thu, công nợ phải trả và ngoại lệ vận hành từ dữ liệu vận tải được kết nối.
Báo cáo quy trình trong Apollogix FMS
Apollogix FMS hỗ trợ quản lý khách hàng, vận tải biển, vận tải hàng không, dịch vụ, kinh doanh, đơn hàng, giá, kế toán, đề nghị chi, bảng điều khiển và báo cáo.
Điều này giúp đội giao nhận rà soát lô hàng, đơn hàng, dịch vụ, hoạt động khách hàng, hiệu suất tuyến, mức sẵn sàng chi phí, mức sẵn sàng hóa đơn, doanh thu, chi phí, lợi nhuận và ngoại lệ.
Bảng điều khiển và báo cáo cho quản lý
Bảng điều khiển và báo cáo giúp quản lý rà soát dữ liệu vận hành và tài chính trong một cấu trúc chung. Thay vì dựng báo cáo thủ công, lãnh đạo có thể xem khối lượng công việc, hồ sơ đang chờ, công việc đã hoàn tất, công việc bị trễ, mức sẵn sàng hóa đơn và lợi nhuận từ dữ liệu được ghi nhận trong quy trình hằng ngày.
Lãnh đạo nên kiểm tra gì trước khi dùng báo cáo này?
Lãnh đạo nên kiểm tra báo cáo có phản ánh đúng sự di chuyển của quy trình giữa các phòng ban hay không, thay vì chỉ hiển thị tổng sản lượng.
Kiểm tra trạng thái quy trình
Báo cáo nên cho thấy mỗi hồ sơ đang là mới tạo, đang hoạt động, đang chờ, đã hoàn tất, bị trễ, bị chặn, đã hủy hoặc đang chờ rà soát.
Kiểm tra điểm bàn giao
Báo cáo nên thể hiện nơi bàn giao xảy ra giữa các đội. Đó có thể là kinh doanh sang vận hành, vận hành sang điều phối, điều phối sang tài xế, vận hành sang kế toán hoặc đội dịch vụ sang tài chính.
Kiểm tra mức sẵn sàng hóa đơn
Báo cáo nên cho thấy công việc đã hoàn tất có đủ dữ liệu chi phí, bằng chứng giao hàng, xác nhận dịch vụ, hóa đơn, công nợ phải thu và công nợ phải trả hay chưa.
Kiểm tra khả năng nhìn thấy ngoại lệ
Báo cáo nên làm nổi bật hồ sơ bị trễ, thiếu chứng từ, chi phí đang chờ, hóa đơn bị chặn, công việc dịch vụ chưa xử lý, chuyến thất bại, thời gian chờ dài và hồ sơ chưa đầy đủ.
Khi nào doanh nghiệp cần báo cáo này?
Doanh nghiệp cần báo cáo hiệu suất quy trình logistics khi vận hành hằng ngày, bàn giao đội ngũ, theo dõi kế toán và báo cáo quản lý trở nên khó kiểm soát thủ công.
Đội ngũ mất quá nhiều thời gian hỏi cập nhật
Nếu các đội phải hỏi nhau cho từng cập nhật về lệnh, lô hàng, chuyến, chi phí hoặc hóa đơn, quy trình chưa đủ khả năng nhìn thấy.
Báo cáo mất quá nhiều thời gian chuẩn bị
Nếu báo cáo quản lý cần tổng hợp thủ công từ nhiều bảng tính hoặc nhiều bộ phận, doanh nghiệp cần quy trình báo cáo có cấu trúc hơn.
Hóa đơn bị chậm sau khi hoàn tất
Nếu lệnh, chuyến hoặc lô hàng đã hoàn tất nhưng hóa đơn vẫn bị chậm, doanh nghiệp nên rà soát hiệu suất quy trình từ vận hành đến kế toán.
Quản lý không thấy rõ điểm nghẽn
Nếu lãnh đạo không thấy hồ sơ đang nghẽn ở đâu, đội nào đang quá tải hoặc dữ liệu nào chưa đầy đủ, báo cáo hiệu suất quy trình là cần thiết.
