Phần mềm quản lý báo giá khách hàng FCL
Công việc báo giá FCL nhìn từ bên ngoài có vẻ đơn giản. Khách hàng hỏi giá container, sales chuẩn bị giá và khách hàng quyết định có tiếp tục hay không. Nhưng bên trong một công ty freight forwarding, quy trình này phức tạp hơn nhiều. Một báo giá có thể gồm thông tin khách hàng, freight mode, chiều import hoặc export, Incoterm, payment term, freight charges, local charges, currency, hiệu lực giá và ghi chú bàn giao nội bộ. Khi các chi tiết này nằm trong nhiều file hoặc nhiều luồng tin nhắn, sales, pricing, operations và accounting có thể không còn cùng nhìn một phiên bản báo giá. Với đội ngũ đang tìm phần mềm quản lý báo giá khách hàng FCL software, nhu cầu thật không chỉ là báo giá nhanh hơn. Nhu cầu chính là kiểm soát tốt hơn từ yêu cầu của khách hàng đến lúc tạo job.
Vì sao báo giá khách hàng FCL cần workflow có cấu trúc?
Báo giá khách hàng FCL cần workflow có cấu trúc vì giá container liên quan đến dữ liệu khách hàng, tuyến, freight charges, local charges và bước kiểm tra nội bộ trước khi job chuyển sang vận hành.
Rủi ro phía sau quy trình báo giá FCL thủ công
FCL là Full Container Load. Đây là hình thức vận chuyển trong đó một khách hàng sử dụng nguyên container, ví dụ container 20 feet, 40 feet hoặc 40 feet high cube. Trong freight forwarding, báo giá FCL không chỉ là một dòng giá. Đây là dữ liệu thương mại cần khớp với yêu cầu của khách hàng và sau đó hỗ trợ cho job vận hành.
Quy trình báo giá thủ công tạo rủi ro khi cùng một thông tin bị sao chép nhiều lần. Sales có thể chuẩn bị phiên bản đầu tiên. Pricing có thể cập nhật freight charges. Một bộ phận khác có thể thêm local charges. Quản lý có thể kiểm tra margin. Operations có thể nhận báo giá đã được khách hàng chấp nhận sau đó và cần hiểu chính xác nội dung đã cam kết.
Nếu workflow này không có cấu trúc, các thay đổi nhỏ có thể bị bỏ sót. Loại container có thể được cập nhật ở một nơi nhưng chưa cập nhật ở nơi khác. Payment term có thể không khớp với bản báo giá cuối. Local charges có thể được thêm muộn. Khách hàng có thể duyệt một phiên bản trong khi nội bộ lại làm việc trên một phiên bản khác. Phần mềm quản lý báo giá khách hàng FCL giúp giảm khoảng trống này bằng cách giữ dữ liệu báo giá có trật tự trước khi chuyển thành job.
Phần mềm quản lý báo giá khách hàng FCL nên quản lý gì?
Phần mềm quản lý báo giá khách hàng FCL nên quản lý lựa chọn khách hàng, freight mode, chiều import hoặc export, Incoterm, payment term, freight charges, local charges, currency và trạng thái báo giá.
Các dữ liệu chính bên trong một báo giá FCL
Lớp đầu tiên là dữ liệu khách hàng. Một đội ngũ freight forwarding cần chọn đúng customer, consignee, notify party, agent hoặc đối tác liên quan từ cơ sở dữ liệu client được kiểm soát. Khi thông tin khách hàng được chọn từ cùng một nguồn, báo giá sau đó có thể liên kết với job order, shipment và accounting mà không cần nhập lại nhiều lần.
Lớp thứ hai là bối cảnh shipment. Báo giá cần thể hiện lô hàng thuộc chiều import hay export, freight mode nào được sử dụng và điều kiện nào được áp dụng. Với FCL, đội ngũ có thể cần quản lý loại container, số lượng, cảng đi, cảng đến, thông tin carrier và cấu trúc chi phí dự kiến.
Lớp thứ ba là chi tiết giá. Một báo giá nên tách rõ freight charges và local charges để đội ngũ nhìn được khách hàng đang trả cho những khoản nào. Currency cũng quan trọng vì freight forwarding thường làm việc với nhiều loại tiền tệ giữa carrier, agent và khách hàng.
Lớp thứ tư là kiểm soát trạng thái. Một báo giá có thể đang draft, đang được review, đã gửi, đã được khách hàng đồng ý, bị từ chối hoặc đã chuyển thành job. Nếu không kiểm soát trạng thái, đội ngũ có thể không biết báo giá còn đang chuẩn bị hay đã được khách hàng duyệt.
Quotation liên kết với Job Order và Shipment như thế nào?
Quotation liên kết với Job Order và Shipment bằng cách chuyển dữ liệu thương mại đã được khách hàng đồng ý thành hồ sơ vận hành để sales, operations, chứng từ, service và accounting cùng theo dõi.
Từ báo giá được duyệt đến job vận hành
Một báo giá khách hàng chỉ thật sự có giá trị khi các chi tiết đã được chấp nhận có thể chuyển sang workflow tiếp theo mà không mất bối cảnh. Khi khách hàng đồng ý báo giá FCL, đội ngũ không nên phải dựng lại cùng một thông tin từ đầu. Báo giá đã có thông tin khách hàng, freight mode, giá, payment term và phạm vi thương mại.
Một hệ thống có cấu trúc có thể chuyển quotation hoặc booking information thành job order. Job order sau đó trở thành cầu nối giữa sales và operations. Hồ sơ này có thể thể hiện customer, route, shipment type, bối cảnh báo giá, trạng thái job và bộ phận tiếp theo chịu trách nhiệm xử lý. Điều này giúp operations và chứng từ hiểu rõ nội dung đã thống nhất trước khi tạo hồ sơ shipment.
Hồ sơ shipment sau đó có thể liên kết với job order. Với ocean freight, đội ngũ có thể quản lý shipment number, consol number, house bill, master bill, carrier booking, vessel, voyage, port of loading, port of discharge và trạng thái import hoặc export. Khi quotation, job order và shipment liên kết với nhau, doanh nghiệp giảm rủi ro báo giá một kiểu nhưng vận hành theo một kiểu khác.
Vì sao đội Pricing cần lịch sử báo giá và dữ liệu cost?
Đội Pricing cần lịch sử báo giá và dữ liệu cost vì giá FCL thay đổi theo carrier, tuyến, loại container, currency, thời hạn hiệu lực và thỏa thuận riêng với khách hàng.
Quyết định giá tốt hơn cần hồ sơ dữ liệu tốt hơn
Giá FCL không cố định. Freight charges có thể thay đổi vì điều kiện thị trường, cập nhật từ carrier, lịch tàu, tình trạng thiết bị, thay đổi surcharge hoặc thỏa thuận riêng với từng khách hàng. Nếu lịch sử giá nằm trong các file cá nhân, đội ngũ sẽ khó so sánh báo giá cũ, hiểu cam kết trước đây với khách hàng hoặc giải thích vì sao báo giá mới khác báo giá cũ.
Khả năng nhìn thấy cost cũng quan trọng. Một báo giá không chỉ xoay quanh selling price. Báo giá cần giúp đội ngũ hiểu expected cost, selling charge và bối cảnh margin trước khi khách hàng đồng ý. Nếu buying rate, freight charges và local charges không được ghi nhận rõ, công ty có thể thắng một job nhưng chưa nhìn đủ job đó có giữ được margin kỳ vọng hay không.
Một hệ thống báo giá có cấu trúc giúp đội Pricing có hồ sơ sạch hơn về hoạt động báo giá theo khách hàng. Hệ thống cũng giúp đội ngũ làm việc với dữ liệu costing rate, carrier, route và container type. Khi dữ liệu pricing có trật tự, doanh nghiệp có thể kiểm tra chất lượng báo giá, hỗ trợ sales nhanh hơn và giảm khả năng bỏ sót các khoản phí quan trọng.
Accounting được lợi gì khi kiểm soát báo giá FCL tốt hơn?
Accounting được lợi từ việc kiểm soát báo giá FCL tốt hơn vì invoice, phải thu, phải trả và lợi nhuận theo job phụ thuộc vào các chi tiết thương mại đã thống nhất trước khi shipment bắt đầu.
Chất lượng báo giá ảnh hưởng đến kiểm soát tài chính
Accounting thường nhìn thấy kết quả của chất lượng báo giá sau khi job đã bắt đầu. Nếu báo giá rõ ràng, invoice có thể đi theo freight charges, local charges, payment term, thông tin khách hàng và phạm vi service đã được thống nhất. Nếu báo giá chưa rõ, accounting có thể phải hỏi lại sales hoặc operations để xác nhận khoản nào cần billing.
Điều này tạo ra độ trễ và rủi ro. Một báo giá đã được duyệt có thể có các khoản phí chưa hiển thị trong hồ sơ shipment. Một service có thể đã được cam kết nhưng chưa đi vào accounting. Payment term có thể khác kỳ vọng của khách hàng. Currency có thể bị ghi nhận sai. Những vấn đề này có thể làm chậm việc tạo invoice và khiến theo dõi phải thu khó hơn.
Khi dữ liệu quotation liên kết với job order, shipment, service và accounting, workflow tài chính dễ kiểm soát hơn. Accounting có thể tạo invoice từ job, shipment hoặc service record. Công ty có thể theo dõi account receivable, account payable, công nợ khách hàng, công nợ đối tác, revenue và cost theo job. Với CFO, giá trị không chỉ là billing nhanh hơn. Giá trị lớn hơn là khả năng nhìn rõ tài chính theo từng job.
