Hệ thống dự đoán giao hàng là gì?
Hệ thống dự đoán giao hàng là một workflow giúp đội ngũ logistics và vận tải ước tính thời gian giao hàng và theo dõi tiến độ giao hàng trong hoạt động hằng ngày.
Từ khóa he thong delivery prediction đề cập đến một hệ thống hỗ trợ khả năng hiển thị ETA, theo dõi chuyến đi, giám sát tài xế và phương tiện, kiểm soát thời gian chờ, cảnh báo ngoại lệ, trạng thái bằng chứng giao hàng, cập nhật khách hàng, dashboard và báo cáo.
Dự đoán giao hàng không nên được hiểu là một phỏng đoán đơn giản. Trong hoạt động logistics, thời gian giao hàng có thể thay đổi vì lập kế hoạch tuyến đường, chậm trễ lấy hàng, phân bổ tài xế, tình trạng sẵn sàng của phương tiện, thời gian chờ, chậm trễ tại điểm khách hàng, thiếu chứng từ, trạng thái bằng chứng giao hàng và các ngoại lệ vận hành.
Vì sao dự đoán giao hàng cần ngữ cảnh vận hành?
Dự đoán giao hàng cần ngữ cảnh vận hành vì thời gian giao hàng ước tính có thể thay đổi trong quá trình thực hiện.
Tài xế có thể bắt đầu muộn. Phương tiện có thể chưa sẵn sàng. Một lô hàng có thể đang chờ chứng từ. Xe tải có thể phải chờ tại kho, depot, cảng hoặc điểm khách hàng. Tuyến giao hàng có thể thay đổi. Bằng chứng giao hàng có thể được tải lên muộn. Khách hàng có thể yêu cầu thời gian nhận hàng mới.
Nếu các cập nhật này không được kết nối, doanh nghiệp có thể cung cấp cho khách hàng một ETA không còn chính xác.
Vì sao đội ngũ logistics cần dự đoán giao hàng?
Đội ngũ logistics cần dự đoán giao hàng vì khách hàng mong đợi các cập nhật giao hàng rõ ràng và phản hồi nhanh hơn.
Khi trạng thái giao hàng không rõ ràng, chăm sóc khách hàng có thể cần hỏi lại vận hành. Vận hành có thể cần kiểm tra với điều phối. Điều phối có thể gọi tài xế. Tài chính có thể chờ bằng chứng giao hàng trước khi xuất hóa đơn. Ban quản lý có thể chỉ thấy vấn đề giao hàng sau khi báo cáo được hoàn thành.
Các vấn đề thường gặp khi không có dự đoán giao hàng
Vấn đề đầu tiên là ETA không rõ ràng. Đội ngũ có thể biết rằng một chuyến đi đang hoạt động, nhưng không biết liệu chuyến đó có khả năng đến đúng giờ hay không.
Vấn đề thứ hai là việc theo dõi lặp lại. Chăm sóc khách hàng có thể cần hỏi vận hành mỗi khi khách hàng yêu cầu trạng thái giao hàng.
Vấn đề thứ ba là xử lý ngoại lệ bị chậm. Thời gian chờ, chậm tuyến đường, vấn đề phương tiện, chậm trễ từ khách hàng, thiếu chứng từ hoặc thiếu POD có thể không xuất hiện đủ sớm.
Vấn đề thứ tư là giao tiếp với khách hàng yếu. Nếu doanh nghiệp không thể giải thích rõ ràng về chậm trễ giao hàng, niềm tin của khách hàng có thể bị ảnh hưởng.
Vấn đề thứ năm là báo cáo thủ công. Nếu hiệu suất giao hàng chỉ được xem xét vào cuối ngày hoặc cuối tháng, doanh nghiệp có thể không thấy các mô hình chậm trễ lặp lại đủ sớm.
Ban quản lý cần thấy gì?
Ban quản lý cần thấy thời gian giao hàng theo kế hoạch, thời gian giao hàng ước tính, thời gian giao hàng thực tế, tiến độ chuyến đi, phân bổ tài xế, trạng thái phương tiện, thời gian chờ, lý do ngoại lệ, trạng thái POD, trạng thái cập nhật khách hàng và báo cáo hiệu suất giao hàng.
Điều này giúp COO quản lý việc thực thi dịch vụ và giúp CFO hiểu liệu chậm trễ giao hàng có đang tạo ra chậm trễ xuất hóa đơn, khoản phí bị bỏ sót hoặc rủi ro chi phí hay không.
Hệ thống dự đoán giao hàng nên bao gồm những gì?
Hệ thống dự đoán giao hàng nên bao gồm khả năng hiển thị chuyến đi, trạng thái ETA, dữ liệu tài xế và phương tiện, thời gian chờ, theo dõi ngoại lệ, bằng chứng giao hàng, cập nhật khách hàng, dashboard và báo cáo.
Mục tiêu không chỉ là ước tính thời gian giao hàng. Mục tiêu là giúp đội ngũ hiểu điều gì có thể ảnh hưởng đến giao hàng và hành động tiếp theo cần làm là gì.
Khả năng hiển thị chuyến đi và ETA
Khả năng hiển thị chuyến đi và ETA giúp đội ngũ biết liệu một đơn giao hàng đang đúng tiến độ, bị chậm, đã hoàn thành hay đang chờ hành động.
Điều này có thể bao gồm công việc vận tải, mã tham chiếu chuyến đi, địa điểm lấy hàng, địa điểm giao hàng, tài xế được phân công, phương tiện được phân công, tuyến đường, thời gian theo kế hoạch, thời gian đến ước tính, thời gian đến thực tế và trạng thái giao hàng.
Khi khả năng hiển thị ETA được cải thiện, chăm sóc khách hàng có thể cập nhật cho khách hàng bằng thông tin rõ ràng hơn.
Trạng thái tài xế, phương tiện và tuyến đường
Trạng thái tài xế, phương tiện và tuyến đường giúp vận hành hiểu vì sao thời gian giao hàng có thể thay đổi.
Một sự chậm trễ có thể đến từ việc phân công lại tài xế, tình trạng sẵn sàng của phương tiện, giao thông, thời gian chờ, thay đổi tuyến đường, vấn đề thiết bị hoặc chậm trễ tại điểm khách hàng.
Một hệ thống hữu ích nên giúp đội ngũ thấy các tín hiệu này trong cùng một workflow thay vì phải kiểm tra thủ công từ nhiều nguồn.
Theo dõi thời gian chờ và ngoại lệ
Theo dõi thời gian chờ và ngoại lệ rất quan trọng vì nhiều chậm trễ giao hàng đến từ các sự kiện ngoài lịch trình đã lên kế hoạch.
Xe tải có thể chờ quá lâu tại kho, cảng, depot hoặc điểm khách hàng. Một đơn giao hàng có thể bị chậm vì chứng từ chưa sẵn sàng. Khách hàng có thể đổi lịch nhận hàng. Phương tiện có thể có báo cáo lỗi.
Khi các ngoại lệ này được ghi nhận, dự đoán giao hàng trở nên hữu ích hơn và báo cáo trở nên rõ ràng hơn.
POD và xác nhận giao hàng
Bằng chứng giao hàng và xác nhận giao hàng giúp doanh nghiệp đóng giao hàng đúng cách.
Một chuyến đi có thể đến đúng giờ, nhưng nếu thiếu POD, chăm sóc khách hàng và tài chính vẫn có thể cần theo dõi tiếp. Dự đoán giao hàng nên kết nối với trạng thái hoàn thành giao hàng để doanh nghiệp có thể thấy liệu job đã thực sự được đóng hay chưa.
Apollogix hỗ trợ workflow dự đoán giao hàng như thế nào?
Apollogix hỗ trợ workflow dự đoán giao hàng bằng cách kết nối công việc vận tải, chuyến đi, tài xế, phương tiện, thiết bị, thời gian chờ, bằng chứng giao hàng, kế toán, dashboard và báo cáo thông qua TMS.
TMS là viết tắt của Transportation Management System. Trong Apollogix TMS, các công ty vận tải có thể quản lý công việc vận tải, container, chuyến đi, tài xế, phương tiện, rơ moóc, trạng thái thiết bị, thời gian chờ, bằng chứng giao hàng, biểu giá khách hàng, giá khách hàng, báo giá vận tải, kế toán, báo cáo, quản trị và thiết lập hệ thống.
Apollogix FMS cũng có thể hỗ trợ khả năng hiển thị lô hàng khi giao hàng là một phần của workflow giao nhận rộng hơn, bao gồm shipment, ocean freight, air freight, service task, quotation, booking, job order, accounting, notification và reporting.
Điều này hỗ trợ vận hành như thế nào?
Đội ngũ vận hành có thể xem trạng thái giao hà
ng cùng với tiến độ chuyến đi, phân bổ tài xế, tình trạng sẵn sàng của phương tiện, thời gian chờ và ngoại lệ.
Điều này giúp đội ngũ xác định đơn giao hàng nào có thể bị trễ trước khi khách hàng hỏi.
H3: Điều này hỗ trợ chăm sóc khách hàng như thế nào?
Đội ngũ chăm sóc khách hàng có thể sử dụng dữ liệu giao hàng để cập nhật cho khách hàng nhanh hơn và rõ ràng hơn.
Nếu một chuyến đi bị chậm, đội ngũ có thể thấy lý do. Nếu thời gian chờ đang tăng, đội ngũ có thể giao tiếp với ngữ cảnh rõ ràng. Nếu thiếu POD, đội ngũ có thể theo dõi trước khi việc xuất hóa đơn bị chậm.
Điều này hỗ trợ CFO và COO như thế nào?
COO có thể sử dụng dữ liệu dự đoán giao hàng để xem xét việc thực thi dịch vụ, chậm trễ giao hàng, phân bổ tài xế, vấn đề tuyến đường, thời gian chờ và các ngoại lệ vận hành.
CFO có thể sử dụng trạng thái giao hàng và dữ liệu POD để xem xét mức độ sẵn sàng xuất hóa đơn, chậm trễ xuất hóa đơn, rủi ro chi phí, khoản phí bị bỏ sót và tác động đến biên lợi nhuận.
Khi dữ liệu giao hàng được kết nối với workflow vận tải và kế toán, ban quản lý có thể thấy cả vấn đề dịch vụ và tác động tài chính.
Doanh nghiệp nào cần hệ thống dự đoán giao hàng nhất?
Các doanh nghiệp quản lý giao hàng hằng ngày là những đơn vị cần hệ thống dự đoán giao hàng nhất.
Điều này bao gồm công ty vận tải đường bộ, công ty vận tải container, đội xe giao hàng, đội ngũ vận tải 3PL, nhà phân phối, nhà sản xuất có đội xe nội bộ, doanh nghiệp xuất nhập khẩu và các công ty logistics quản lý nhiều khách hàng, chuyến đi, tài xế và cam kết giao hàng.
Khi nào nhu cầu trở nên rõ ràng?
Nhu cầu trở nên rõ ràng khi khách hàng hỏi trạng thái giao hàng và đội ngũ không thể trả lời nếu không kiểm tra thủ công.
Nếu chăm sóc khách hàng phải hỏi vận hành, vận hành phải hỏi điều phối, điều phối phải gọi tài xế, và ban quản lý vẫn phải chờ báo cáo giao hàng, doanh nghiệp đã có khoảng trống về khả năng hiển thị.
Dự đoán giao hàng giúp giảm những khoảng trống này bằng cách giữ dữ liệu chuyến đi, tài xế, phương tiện, thời gian chờ, ngoại lệ, POD và báo cáo được kết nối.
Lợi ích kinh doanh
Hệ thống dự đoán giao hàng giúp doanh nghiệp cải thiện khả năng hiển thị ETA, giảm việc theo dõi lặp lại, quản lý ngoại lệ sớm hơn, cập nhật khách hàng nhanh hơn và tạo báo cáo hiệu suất giao hàng rõ ràng hơn.
Nó giúp doanh nghiệp chuyển từ cập nhật giao hàng bị động sang kiểm soát giao hàng chủ động hơn.
