FMS tích hợp workflow phê duyệt kế toán là gì?
FMS tích hợp workflow phê duyệt kế toán là một Freight Management System kết nối hoạt động giao nhận với các workflow kiểm tra kế toán, phê duyệt, thanh toán, hóa đơn và báo cáo.
Từ khóa he thong FMS tích hợp accounting approval workflow đề cập đến một hệ thống trong đó dữ liệu lô hàng, job order, service task, chi phí job, chi phí nhà cung cấp, hóa đơn khách hàng, spend money request, trạng thái phê duyệt, khoản phải thu, khoản phải trả, thông báo, dashboard và báo cáo được quản lý trong một workflow được kết nối.
Trong ngữ cảnh logistics này, FMS nên được hiểu là Freight Management System, không phải Fleet Management System hay Financial Management System. Hệ thống này giúp các công ty giao nhận quản lý shipment, ocean freight, air freight, quotation, booking, job order, service task, accounting, notification và report workflows.
Vì sao phê duyệt kế toán cần ngữ cảnh lô hàng và job?
Phê duyệt kế toán cần ngữ cảnh lô hàng và job vì hầu hết các yêu cầu tài chính trong giao nhận đều được kết nối với một lô hàng, service task, nhà cung cấp hoặc job order cụ thể.
Một yêu cầu thanh toán có thể liên quan đến phí hãng vận chuyển, local charges, trucking, dịch vụ hải quan, phí kho, phí đại lý, phí chứng từ, khoản thanh toán liên quan đến thuế hoặc tạm ứng cho nhà cung cấp. Nếu kế toán xem xét yêu cầu mà không thấy mã tham chiếu lô hàng, job order, khách hàng, nhà cung cấp, service task và chi phí job, doanh nghiệp có thể phê duyệt sai số tiền, bỏ sót khoản phí có thể thu lại hoặc hiểu sai biên lợi nhuận của job.
Một workflow FMS được kết nối giúp tài chính xem xét phê duyệt với ngữ cảnh vận hành rõ ràng hơn.
Vì sao phê duyệt kế toán thủ công tạo ra rủi ro?
Phê duyệt kế toán thủ công tạo ra rủi ro vì vận hành, kế toán và ban quản lý có thể làm việc từ các bản ghi khác nhau.
Vận hành có thể yêu cầu thanh toán qua chat. Kế toán có thể kiểm tra chi phí trong bảng tính. Ban quản lý có thể phê duyệt dựa trên một tin nhắn ngắn. Sau đó, tài chính có thể phát hiện chi phí không được liên kết với đúng job, không được đưa vào hóa đơn khách hàng hoặc thiếu chứng từ hỗ trợ.
Các vấn đề thường gặp khi không có workflow phê duyệt tích hợp
Vấn đề đầu tiên là phê duyệt chậm. Vận hành có thể cần xác nhận thanh toán trước khi lô hàng, dịch vụ hải quan, dịch vụ trucking hoặc dịch vụ nhà cung cấp có thể tiếp tục.
Vấn đề thứ hai là thiếu ngữ cảnh job. Một yêu cầu thanh toán có thể hiển thị tên nhà cung cấp và số tiền, nhưng không có mã tham chiếu lô hàng, loại dịch vụ, khách hàng, hạng mục phí, trạng thái hóa đơn hoặc biên lợi nhuận job.
Vấn đề thứ ba là kiểm soát chi phí yếu. Một khoản chi phí có thể được phê duyệt dù chưa được báo giá, chưa được thu lại từ khách hàng hoặc chưa được đối chiếu với giá bán của job.
Vấn đề thứ tư là audit trail không rõ ràng. Nếu lịch sử phê duyệt nằm trong tin nhắn chat hoặc email, công ty có thể không biết ai đã phê duyệt gì, khi nào và vì sao.
Vấn đề thứ năm là báo cáo bị chậm. Ban quản lý có thể không thấy yêu cầu đang chờ phê duyệt, chi phí nhà cung cấp chưa thanh toán, khoản phí khách hàng chưa xuất hóa đơn, khoản phải thu, khoản phải trả hoặc rủi ro biên lợi nhuận đủ sớm.
CFO và COO cần thấy gì?
CFO cần thấy trạng thái yêu cầu, chi phí đã phê duyệt, trạng thái thanh toán, khoản phải thu, khoản phải trả, mức độ sẵn sàng xuất hóa đơn, khoản phí chưa xuất hóa đơn và biên lợi nhuận job.
COO cần thấy liệu chậm trễ phê duyệt có đang ảnh hưởng đến xử lý lô hàng, hoàn thành dịch vụ, hoạt động hải quan, thực thi vận tải hoặc cam kết với khách hàng hay không.
Khi FMS và workflow phê duyệt kế toán được kết nối, tài chính và vận hành có thể làm việc trên cùng một dữ liệu job.
Workflow phê duyệt FMS nên bao gồm những gì?
Workflow phê duyệt FMS nên bao gồm ngữ cảnh lô hàng, job order, service task, chi phí job, yêu cầu thanh toán, chứng từ hỗ trợ, cấp phê duyệt, trạng thái hóa đơn, khoản phải thu, khoản phải trả, thông báo, dashboard và báo cáo.
Mục tiêu không chỉ là phê duyệt nhanh hơn. Mục tiêu là phê duyệt với khả năng kiểm soát tốt hơn, trách nhiệm rõ ràng hơn và khả năng truy vết tốt hơn.
Ngữ cảnh lô hàng, job order và service task
Mỗi yêu cầu phê duyệt nên được liên kết với một lô hàng, job order, service task, khách hàng, nhà cung cấp hoặc hạng mục phí.
Điều này giúp kế toán hiểu vì sao yêu cầu tồn tại và liệu yêu cầu đó có khớp với hoạt động thực tế hay không. Nó cũng giúp ban quản lý xem xét tác động tài chính theo job, khách hàng, nhà cung cấp, loại dịch vụ hoặc phòng ban.
Spend Money Request và chứng từ hỗ trợ
Một spend money request nên bao gồm lý do thanh toán, thông tin nhà cung cấp, số tiền, loại phí, mã tham chiếu lô hàng, mã tham chiếu job, chứng từ hỗ trợ và tác động dự kiến đến job.
Điều này giúp kế toán kiểm tra yêu cầu nhanh hơn và giảm việc giải thích lặp lại giữa vận hành và tài chính.
Cấp phê duyệt và phân quyền
Các cấp phê duyệt nên xác định ai có thể tạo, kiểm tra, phê duyệt, từ chối hoặc quản lý một yêu cầu.
Ví dụ, vận hành có thể tạo spend money request. Kế toán có thể kiểm tra chi tiết chi phí và chứng từ hỗ trợ. Ban quản lý có thể phê duyệt dựa trên số tiền, loại chi phí hoặc tác động đến job.
Phân quyền rõ ràng giúp giảm chi tiêu không kiểm soát và trách nhiệm không rõ ràng.
Kết nối hóa đơn, khoản phải thu và khoản phải trả
Workflow nên kết nối phê duyệt với hóa đơn khách hàng, account receivable, account payable và trạng thái thanh toán.
Một yêu cầu thanh toán cho nhà cung cấp có thể ảnh hưởng đến khoản phải trả. Một khoản phí khách hàng có thể ảnh hưởng đến khoản phải thu. Một chi phí bị thiếu có thể làm chậm quá trình chuẩn bị hóa đơn. Một phê duyệt chậm có thể làm chậm việc thực thi dịch vụ.
Khi các điểm dữ liệu này được kết nối, tài chính có thể kiểm soát việc xuất hóa đơn và dòng tiền rõ ràng hơn.
Apollogix hỗ trợ FMS và workflow phê duyệt kế toán như thế nào?
Apollogix hỗ trợ FMS và workflow phê duyệt kế toán bằng cách kết nối dữ liệu shipment, quotation, booking, job order, service task, accounting, spend money request, invoice, receivable, payable, notification, dashboard và reporting.
Trong Apollogix FMS, đội ngũ giao nhận có thể quản lý shipment, ocean freight, air freight, service task, quotation, booking, job order, accounting, spend money request, notification, report, user permission và system settings.
Apollogix TMS cũng có thể hỗ trợ mảng vận tải khi một job giao nhận bao gồm trucking, di chuyển container, lập kế hoạch chuyến đi, phân bổ tài xế, thời gian chờ, bằng chứng giao hàng, kế toán, dashboard và báo cáo vận tải.
Điều này hỗ trợ vận hành như thế nào?
Đội ngũ vận hành có thể gửi yêu cầu phê duyệt hoặc thanh toán với ngữ cảnh lô hàng và job rõ ràng hơn.
Thay vì gửi một tin nhắn ngắn để yêu cầu thanh toán, yêu cầu có thể bao gồm mã tham chiếu lô hàng, mã tham chiếu job, loại dịch vụ, nhà cung cấp, số tiền, chứng từ hỗ trợ và lý do thanh toán.
Điều này giúp kế toán kiểm tra nhanh hơn và giảm việc theo dõi lặp lại.
Điều này hỗ trợ kế toán như thế nào?
Đội ngũ kế toán có thể xem xét từng yêu cầu dựa trên chi phí job, chi phí nhà cung cấp, hóa đơn khách hàng, khoản phải thu, khoản phải trả và dữ liệu hỗ trợ.
Điều này giảm rủi ro phê duyệt các chi phí không khớp với bản ghi job. Nó cũng giúp tài chính chuẩn bị hóa đơn, theo dõi trạng thái thanh toán, xem xét số dư nhà cung cấp và kiểm tra báo cáo theo job, khách hàng hoặc nhà cung cấp.
Điều này hỗ trợ ban quản lý như thế nào?
Ban quản lý có thể xem xét sớm hơn các yêu cầu đang chờ xử lý, chi phí đã phê duyệt, khoản nhà cung cấp chưa thanh toán, khoản khách hàng chưa xuất hóa đơn, khoản phải thu, khoản phải trả và tín hiệu biên lợi nhuận.
Khi dữ liệu phê duyệt được kết nối với dữ liệu lô hàng và job, các quyết định trở nên dễ xem xét, giải thích và kiểm tra hơn.
Doanh nghiệp nào cần workflow này nhất?
Các công ty giao nhận và logistics có nhiều lô hàng, nhà cung cấp, hạng mục chi phí, hóa đơn và cấp phê duyệt là những đơn vị cần workflow này nhất.
Điều này bao gồm công ty giao nhận vận tải biển, công ty giao nhận vận tải hàng không, nhà cung cấp dịch vụ hải quan, nhà cung cấp 3PL, nhà cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu và các doanh nghiệp logistics SME quản lý nhiều job với đội ngũ hạn chế.
Khi nào phê duyệt kế toán trở nên khó kiểm soát?
Phê duyệt kế toán trở nên khó kiểm soát khi một job bao gồm nhiều hạng mục chi phí và nhiều phòng ban.
Ví dụ, một lô hàng nhập khẩu có thể bao gồm phí hãng vận chuyển, dịch vụ hải quan, trucking, phí depot, phí kho, phí đại lý, phí chứng từ, khoản thanh toán liên quan đến thuế và tạm ứng cho nhà cung cấp. Mỗi hạng mục có thể yêu cầu chứng từ, người kiểm tra và quy tắc phê duyệt khác nhau.
Nếu không có workflow được kết nối, ban quản lý có thể chỉ thấy toàn bộ chi phí sau khi job đã hoàn tất.
Lợi ích kinh doanh
FMS tích hợp workflow phê duyệt kế toán giúp các công ty giao nhận bảo vệ biên lợi nhuận, kiểm soát dòng tiền ra, giảm chậm trễ phê duyệt, cải thiện audit trail và kết nối tài chính với vận hành.
Nó giúp doanh nghiệp chuyển từ các tin nhắn phê duyệt rời rạc sang một workflow được kiểm soát, nơi mọi chi phí, yêu cầu, hóa đơn và khoản thanh toán dễ truy vết h
