Giải pháp chuỗi cung ứng cho công ty vận tải giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng di chuyển của hàng hóa, phương tiện, tài xế, lịch giao hàng, yêu cầu khách hàng, chi phí, hóa đơn và báo cáo trong một quy trình có cấu trúc. Với công ty vận tải, quản lý chuỗi cung ứng không phải là một khái niệm xa rời vận hành hằng ngày. Nó xuất hiện trong các công việc như tiếp nhận yêu cầu vận chuyển, lập kế hoạch chuyến, phân công tài xế, kiểm tra xe sẵn sàng, theo dõi tiến độ giao hàng, thu bằng chứng giao hàng, xác nhận chi phí và báo cáo hiệu suất cho quản lý.
Giải pháp chuỗi cung ứng cho công ty vận tải là gì?
Giải pháp chuỗi cung ứng cho công ty vận tải là quy trình quản lý vận tải giúp doanh nghiệp kết nối nhu cầu khách hàng, điều phối chuyến, thực hiện giao hàng, kiểm soát chi phí và báo cáo.
Thuật ngữ tiếng Việt chuẩn
Thuật ngữ tiếng Việt phù hợp là “giải pháp chuỗi cung ứng cho công ty vận tải,” “giải pháp quản lý vận tải,” “hệ thống quản lý vận tải,” hoặc “giải pháp visibility chuỗi cung ứng cho vận tải.”
Bản nháp cũ dùng cách giải thích chưa chuẩn từ tiếng Anh. Trong tiếng Việt, cách hiểu đúng là chuỗi cung ứng và quản lý vận tải trong chuỗi cung ứng. Nội dung nên tập trung vào cách công ty vận tải quản lý lệnh vận tải, chuyến, tài xế, xe, rơ-moóc, trạng thái giao hàng, bằng chứng giao hàng, chi phí và báo cáo.
Vì sao công ty vận tải là một phần quan trọng của chuỗi cung ứng?
Công ty vận tải tham gia trực tiếp vào thực thi chuỗi cung ứng. Họ kết nối cảng, kho, nhà máy, trung tâm phân phối, cửa hàng và khách hàng. Nếu vận hành vận tải bị trễ, chuỗi cung ứng cũng có thể bị trễ.
Vì vậy, công ty vận tải cần nhiều hơn một danh sách điều phối. Doanh nghiệp cần hệ thống kết nối lệnh vận tải, chuyến, tài xế, xe, rơ-moóc, trạng thái giao hàng, bằng chứng giao hàng, chi phí, hóa đơn và báo cáo hiệu suất.
Vì sao công ty vận tải cần giải pháp chuỗi cung ứng?
Công ty vận tải cần giải pháp chuỗi cung ứng vì lập kế hoạch thủ công dễ tạo chậm trễ, khả năng nhìn thấy yếu, trách nhiệm không rõ và chi phí vận hành cao hơn.
Phối hợp thủ công tạo khoảng trống vận hành
Nhiều đội vận tải vẫn phối hợp công việc hằng ngày bằng bảng tính, cuộc gọi, tin nhắn nội bộ và chứng từ rời rạc. Cách làm này tạo nhiều rủi ro. Một lệnh vận tải có thể đã được nhận nhưng chưa được lập lịch rõ. Tài xế có thể chưa nhận đủ chi tiết lệnh. Xe có thể được phân công dù chưa sẵn sàng. Chăm sóc khách hàng có thể không biết trạng thái giao hàng mới nhất. Kế toán có thể phải chờ bằng chứng giao hàng trước khi xuất hóa đơn.
Khi mỗi đội làm việc từ thông tin khác nhau, doanh nghiệp mất quyền kiểm soát trên cùng một lệnh vận tải. Giải pháp chuỗi cung ứng giúp giảm khoảng hở này bằng cách giữ dữ liệu lệnh, chuyến, tài xế, xe, giao hàng, chi phí và báo cáo trong một quy trình chung.
Khả năng nhìn thấy chuỗi cung ứng cải thiện chăm sóc khách hàng
Khách hàng cần cập nhật rõ ràng. Họ muốn biết hàng đã được lấy chưa, xe có đang di chuyển không, giao hàng có đúng hẹn không và đã có bằng chứng giao hàng chưa.
Nếu thiếu khả năng nhìn thấy, chăm sóc khách hàng phải hỏi điều phối hoặc tài xế cho từng cập nhật. Điều này làm chậm giao tiếp và tăng rủi ro trả lời không nhất quán. Một giải pháp chuỗi cung ứng có cấu trúc giúp đội ngũ trả lời từ dữ liệu lệnh và chuyến dùng chung.
Kiểm soát chi phí phụ thuộc vào dữ liệu vận tải
Chi phí vận tải có thể bị ảnh hưởng bởi thời gian chờ, chuyến thất bại, đổi tuyến, sự cố xe, phân công tài xế, phụ phí và chậm trễ từ khách hàng. Nếu các sự kiện này không được ghi nhận đúng, quản lý khó hiểu vì sao chi phí tăng hoặc vì sao lợi nhuận giảm.
Giải pháp chuỗi cung ứng giúp kết nối thực thi vận tải với dữ liệu kế toán. Điều này cho lãnh đạo góc nhìn rõ hơn về chi phí theo lệnh, mức sẵn sàng hóa đơn, công nợ phải thu, công nợ phải trả và hiệu suất vận tải.
Giải pháp này nên bao gồm những quy trình nào?
Giải pháp chuỗi cung ứng cho công ty vận tải nên bao gồm dữ liệu khách hàng, lệnh vận tải, lập kế hoạch điều phối, phân công tài xế, quản lý xe và rơ-moóc, theo dõi giao hàng, bằng chứng giao hàng, kế toán, bảng điều khiển và báo cáo.
Quản lý lệnh vận tải
Quản lý lệnh vận tải là nền tảng. Mỗi lệnh nên có thông tin khách hàng, điểm lấy hàng, điểm giao hàng, loại lệnh, thông tin container hoặc hàng hóa, ngày yêu cầu, thời gian khởi hành dự kiến, thời gian đến dự kiến, yêu cầu đặc biệt và trạng thái lệnh.
Lệnh vận tải có cấu trúc giúp đội ngũ hiểu cần vận chuyển gì, đi đâu và cần nguồn lực nào.
Lập kế hoạch điều phối và kiểm soát chuyến
Lập kế hoạch điều phối chuyển lệnh vận tải thành các chuyến có thể thực hiện. Điều phối viên cần biết tài xế nào đang sẵn sàng, xe nào có thể dùng, rơ-moóc nào sẵn sàng, lệnh nào ưu tiên và chuyến nào đang trễ hoặc đã hoàn tất.
Kiểm soát chuyến giúp doanh nghiệp theo dõi thực thi hằng ngày. Đội ngũ có thể thấy chuyến đã lên kế hoạch, chuyến đang chạy, chuyến đã hoàn tất, chuyến thất bại và chuyến cần xử lý.
Quản lý tài xế và thiết bị
Tài xế, xe và rơ-moóc là nguồn lực thiết yếu trong vận hành vận tải. Một giải pháp tốt nên giúp doanh nghiệp quản lý lịch tài xế, trạng thái xe, trạng thái rơ-moóc, tổ hợp xe và rơ-moóc, báo cáo lỗi và công việc bảo trì.
Điều này quan trọng vì kế hoạch vận tải chỉ đáng tin khi tài xế và thiết bị cần dùng thật sự sẵn sàng.
Bằng chứng giao hàng và mức sẵn sàng hóa đơn
Bằng chứng giao hàng xác nhận rằng lệnh đã hoàn tất. Dữ liệu này cũng quan trọng cho hóa đơn. Một lệnh có thể đã hoàn tất ngoài thực tế, nhưng kế toán chưa thể xuất hóa đơn nếu thiếu bằng chứng giao hàng hoặc phụ phí chưa được xác nhận.
Giải pháp chuỗi cung ứng nên kết nối hoàn tất giao hàng với xác nhận chi phí, mức sẵn sàng hóa đơn, công nợ phải thu, công nợ phải trả và báo cáo quản lý.
Apollogix hỗ trợ vận hành chuỗi cung ứng cho công ty vận tải như thế nào?
Apollogix hỗ trợ vận hành chuỗi cung ứng cho công ty vận tải thông qua các quy trình TMS kết nối lệnh vận tải, vận hành, cập nhật tài xế, quản lý thiết bị, kế toán, bảng điều khiển và báo cáo.
Apollogix TMS cho vận hành vận tải
Apollogix TMS giúp đội vận tải quản lý lệnh vận tải, hồ sơ container hoặc hàng hóa, chi tiết tuyến, lập kế hoạch chuyến, phân công tài xế, phân bổ xe, phân bổ rơ-moóc, trạng thái lệnh và lịch sử lệnh.
Điều này cho đội điều phối và vận hành một góc nhìn rõ hơn về khối lượng công việc hằng ngày. Thay vì dựng kế hoạch từ bảng tính và cuộc gọi, đội ngũ có thể quản lý thực thi vận tải trong một quy trình kết nối.
Cập nhật tài xế và khả năng nhìn thấy giao hàng
Apollogix TMS hỗ trợ các quy trình liên quan đến tài xế cho thực hiện chuyến, cập nhật hiện trường, báo cáo chuyến thất bại và bằng chứng giao hàng. Các cập nhật này giúp đội văn phòng hiểu điều gì đang xảy ra trong quá trình thực hiện vận tải.
Khi cập nhật tài xế kết nối với đúng lệnh và đúng chuyến, điều phối viên và chăm sóc khách hàng có thể theo dõi tiến độ giao hàng rõ hơn và giảm cuộc gọi lặp lại.
Mức sẵn sàng thiết bị và kiểm soát bảo trì
Apollogix TMS hỗ trợ quản lý thiết bị, báo cáo lỗi và quy trình bảo trì. Điều này giúp đội ngũ hiểu xe và rơ-moóc nào sẵn sàng, xe nào bị lỗi, xe nào không hoạt động hoặc xe nào đang bảo trì.
Điều này quan trọng vì mức sẵn sàng thiết bị ảnh hưởng trực tiếp đến năng lực giao hàng và độ tin cậy của dịch vụ.
Bảng điều khiển, kế toán và báo cáo
Apollogix TMS kết nối vận hành vận tải với bảng điều khiển, kế toán và báo cáo. Quản lý có thể rà soát lệnh, container, chuyến, tài xế, thiết bị, thời gian chờ, bằng chứng giao hàng, chi phí, hóa đơn, công nợ phải thu, công nợ phải trả và hiệu suất vận hành.
Điều này giúp lãnh đạo hiểu không chỉ việc giao hàng đã hoàn tất hay chưa, mà còn hiểu vận hành vận tải có hỗ trợ kiểm soát chi phí, mức sẵn sàng hóa đơn và độ tin cậy của chuỗi cung ứng hay không.
Lãnh đạo nên kiểm tra gì trước khi chọn giải pháp này?
Lãnh đạo nên kiểm tra giải pháp có hỗ trợ đúng quy trình vận tải thực tế hay không, thay vì chỉ hiển thị trạng thái lô hàng.
Kiểm tra kết nối quy trình
Câu hỏi đầu tiên là yêu cầu khách hàng, lệnh vận tải, lập kế hoạch điều phối, cập nhật tài xế, mức sẵn sàng thiết bị, bằng chứng giao hàng, kế toán, bảng điều khiển và báo cáo có kết nối với nhau hay không. Nếu người dùng vẫn phải sao chép dữ liệu giữa nhiều file riêng, vấn đề chính vẫn còn.
Kiểm tra khả năng nhìn thấy điều phối
Câu hỏi thứ hai là điều phối viên có thấy trạng thái lệnh, trạng thái chuyến, phân công tài xế, trạng thái xe, trạng thái rơ-moóc, tiến độ giao hàng và ngoại lệ trong một quy trình hay không.
Kiểm tra mức sẵn sàng thiết bị
Câu hỏi thứ ba là dữ liệu xe, rơ-moóc, báo cáo lỗi và bảo trì có hỗ trợ quyết định lập kế hoạch hay không. Độ tin cậy của chuỗi cung ứng phụ thuộc vào năng lực vận tải thật, không chỉ năng lực trên kế hoạch.
Kiểm tra khả năng truy vết tài chính
Câu hỏi thứ tư là chi phí, hóa đơn, công nợ phải thu, công nợ phải trả, trạng thái thanh toán và mức sẵn sàng hóa đơn có truy vết được về đúng lệnh vận tải và khách hàng hay không.
Khi nào công ty vận tải cần giải pháp này?
Công ty vận tải cần giải pháp chuỗi cung ứng khi sản lượng lệnh, phối hợp tài xế, mức sử dụng xe, cập nhật khách hàng và theo dõi hóa đơn trở nên khó quản lý thủ công.
Sản lượng vận tải đang tăng
Khi sản lượng vận tải tăng, lập kế hoạch thủ công trở nên dễ lỗi. Nhiều lệnh hơn đồng nghĩa với nhiều tài xế hơn, nhiều xe hơn, nhiều tuyến hơn, nhiều cập nhật giao hàng hơn và nhiều việc theo dõi tài chính hơn.
Cập nhật khách hàng mất quá nhiều thời gian
Nếu chăm sóc khách hàng phải gọi điều phối hoặc tài xế cho từng cập nhật giao hàng, quy trình chưa đủ rõ. Giải pháp chuỗi cung ứng giúp đội ngũ trả lời khách hàng bằng dữ liệu vận hành dùng chung.
Điều phối thay đổi quá thường xuyên
Nếu chuyến thường xuyên bị thay đổi vì tài xế, xe hoặc rơ-moóc chưa sẵn sàng, doanh nghiệp cần khả năng nhìn thấy vận hành tốt hơn. Quy trình TMS có cấu trúc giúp phát hiện xung đột sớm hơn.
Hóa đơn bị chậm sau giao hàng
Nếu lệnh đã hoàn tất nhưng chưa thể xuất hóa đơn vì thiếu bằng chứng giao hàng, xác nhận chi phí hoặc phê duyệt phụ phí, vận hành và kế toán cần được kết nối tốt hơn.
