Giải pháp dashboard trạng thái thông quan là gì?
Giải pháp dashboard trạng thái thông quan là một workflow báo cáo và giám sát giúp doanh nghiệp theo dõi tiến độ thông quan của các lô hàng nhập khẩu và xuất khẩu.
Từ khóa giai phap dashboard customs clearance status đề cập đến một giải pháp dashboard giúp đội ngũ logistics thấy trạng thái lô hàng, tiến độ chứng từ hải quan, các mốc thông quan, hành động đang chờ xử lý, ngoại lệ, tác động giao hàng, rủi ro chi phí, trạng thái cập nhật khách hàng và báo cáo.
Đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu, công ty giao nhận, nhà cung cấp 3PL và đội ngũ logistics, thông quan không chỉ là một bước chứng từ. Nó có thể ảnh hưởng đến việc giải phóng hàng, kế hoạch giao hàng, giao tiếp với khách hàng, chi phí lưu kho, rủi ro demurrage, mức độ sẵn sàng xuất hóa đơn và hiệu suất dịch vụ.
Vì sao thông quan cần dashboard?
Thông quan cần dashboard vì một lô hàng có thể liên quan đến nhiều chứng từ, nhiều bên, nhiều cập nhật trạng thái và nhiều bước theo dõi.
Một lô hàng có thể đang chờ chứng từ. Một tờ khai có thể cần chỉnh sửa. Khách hàng có thể cần cung cấp thêm thông tin. Container có thể đang chờ tại cảng. Đội ngũ vận tải có thể đang chờ xác nhận giải phóng hàng. Tài chính có thể cần kiểm tra liệu chi phí phát sinh có đang được tạo ra hay không.
Nếu các cập nhật này chỉ được xử lý qua email, chat hoặc bảng tính, đội ngũ có thể không thấy vấn đề đủ sớm.
Vì sao khả năng hiển thị trạng thái thông quan quan trọng?
Khả năng hiển thị trạng thái thông quan quan trọng vì trạng thái thông quan không rõ ràng có thể làm chậm giao hàng, tăng chi phí và ảnh hưởng đến niềm tin của khách hàng.
Khi đội ngũ không biết một lô hàng đang ở đâu trong quy trình thông quan, bộ phận chăm sóc khách hàng không thể cập nhật rõ ràng cho khách hàng. Vận hành có thể không biết khi nào cần sắp xếp vận tải. Tài chính có thể không biết liệu chi phí lưu kho, thời gian chờ, demurrage, detention hoặc chi phí dịch vụ bổ sung có đang được tạo ra hay không. Ban quản lý có thể chỉ thấy vấn đề sau khi sự chậm trễ đã ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ.
Các vấn đề thường gặp khi không có dashboard thông quan
Vấn đề đầu tiên là trạng thái lô hàng không rõ ràng. Đội ngũ có thể biết rằng một lô hàng đã đến, nhưng không biết thông quan đang chờ xử lý, đang tiến hành, bị chậm, đã được giải phóng hay đang chờ chứng từ.
Vấn đề thứ hai là việc theo dõi lặp lại. Bộ phận chăm sóc khách hàng có thể hỏi vận hành, vận hành có thể hỏi chứng từ, chứng từ có thể hỏi khách hàng, và vận tải có thể phải chờ cập nhật giải phóng hàng.
Vấn đề thứ ba là kiểm soát ngoại lệ bị chậm. Thiếu chứng từ, dữ liệu không chính xác, phản hồi khách hàng bị chậm, tờ khai đang chờ xử lý, yêu cầu kiểm hóa, hàng bị hải quan giữ hoặc các vấn đề thông quan khác có thể không xuất hiện đủ sớm.
Vấn đề thứ tư là rủi ro chi phí. Phí lưu kho, thời gian chờ, demurrage, detention, chậm trễ vận tải đường bộ hoặc chi phí dịch vụ bổ sung có thể phát sinh nếu vấn đề không được xử lý nhanh chóng.
Vấn đề thứ năm là báo cáo thủ công. Nếu báo cáo thông quan được chuẩn bị thủ công, ban quản lý có thể không thấy các mô hình chậm trễ lặp lại theo khách hàng, loại lô hàng, cảng, loại chứng từ hoặc đội ngũ dịch vụ.
Ban quản lý cần thấy gì?
Ban quản lý cần thấy mã tham chiếu lô hàng, khách hàng, trạng thái nhập khẩu hoặc xuất khẩu, trạng thái chứng từ, giai đoạn thông quan, lý do ngoại lệ, đội ngũ chịu trách nhiệm, thời gian giải phóng hàng dự kiến, tác động giao hàng, tác động chi phí, trạng thái cập nhật khách hàng và các ngoại lệ trong báo cáo.
Điều này giúp COO kiểm soát việc thực thi dịch vụ và giúp CFO hiểu sớm hơn về rủi ro chi phí, chậm trễ xuất hóa đơn và tác động đến biên lợi nhuận.
Dashboard trạng thái thông quan nên hiển thị những gì?
Dashboard trạng thái thông quan nên hiển thị khả năng hiển thị lô hàng, trạng thái chứng từ, tiến độ thông quan, theo dõi ngoại lệ, tác động giao hàng, tín hiệu chi phí, mức độ sẵn sàng xuất hóa đơn, trạng thái cập nhật khách hàng và báo cáo.
Dashboard nên giúp đội ngũ trả lời một câu hỏi: trường hợp thông quan nào cần hành động ngay?
Trạng thái lô hàng và thông quan
Trạng thái lô hàng và thông quan giúp đội ngũ biết lô hàng nào đang chờ xử lý, đang tiến hành, bị chậm, đã được giải phóng, đã giao hoặc đang chờ hành động từ khách hàng.
Điều này có thể bao gồm mã tham chiếu lô hàng, tên khách hàng, loại nhập khẩu hoặc xuất khẩu, cảng, số container, trạng thái hải quan, trạng thái chứng từ, thời gian giải phóng hàng dự kiến và kế hoạch giao hàng.
Khi thông tin này được hiển thị rõ ràng, vận hành có thể quản lý bước tiếp theo nhanh hơn.
Theo dõi chứng từ và ngoại lệ
Theo dõi chứng từ và ngoại lệ giúp đội ngũ xác định điều gì đang cản trở quá trình thông quan.
Vấn đề có thể là thiếu chứng từ, thông tin không chính xác, phản hồi khách hàng bị chậm, tờ khai đang chờ xử lý, yêu cầu kiểm hóa, hàng bị hải quan giữ hoặc một ngoại lệ vận hành khác.
Khi lý do được hiển thị rõ ràng, đội ngũ có thể hành động nhanh hơn và giao tiếp rõ ràng hơn với khách hàng.
Tác động đến giao hàng và vận tải
Trạng thái thông quan nên được kết nối với kế hoạch giao hàng và vận tải.
Nếu một lô hàng chưa được giải phóng, vận tải có thể cần được lên lịch lại. Nếu container chờ quá lâu, rủi ro demurrage hoặc detention có thể tăng lên. Nếu việc giải phóng hàng được xác nhận, đội ngũ vận tải có thể cần sắp xếp lấy hàng hoặc giao hàng nhanh chóng.
Dashboard giúp vận hành kết nối thông quan với việc thực thi vận tải.
Tác động đến chi phí, hóa đơn và báo cáo
Chậm trễ thông quan có thể ảnh hưởng đến chi phí và mức độ sẵn sàng xuất hóa đơn.
Chi phí lưu kho bổ sung, thời gian chờ, chỉnh sửa chứng từ, dịch vụ bổ sung hoặc điều phối lại vận tải có thể tạo ra tác động chi phí. Nếu chi phí công việc không được cập nhật, việc xuất hóa đơn cho khách hàng hoặc rà soát biên lợi nhuận có thể bị chậm.
Một dashboard hữu ích nên giúp tài chính và ban quản lý thấy liệu các vấn đề thông quan có đang tạo ra rủi ro tài chính hay không.
Apollogix hỗ trợ workflow trạng thái thông quan như thế nào?
Apollogix hỗ trợ workflow trạng thái thông quan bằng cách kết nối lô hàng, service task, theo dõi chứng từ, job order, kế toán, thông báo, dashboard và báo cáo thông qua FMS.
FMS là viết tắt của Freight Management System. Trong Apollogix FMS, đội ngũ giao nhận có thể quản lý lô hàng, vận tải biển, vận tải hàng không, service task, báo giá, booking, job order, kế toán, yêu cầu chi tiền, thông báo, báo cáo, phân quyền người dùng và thiết lập hệ thống.
Apollogix TMS cũng có thể hỗ trợ mảng vận tải khi quy trình thông quan ảnh hưởng đến vận tải đường bộ, di chuyển container, lập kế hoạch chuyến đi, phân bổ tài xế, thời gian chờ, bằng chứng giao hàng, kế toán, dashboard và báo cáo vận tải.
Điều này hỗ trợ vận hành như thế nào?
Đội ngũ vận hành có thể xem trạng thái thông quan cùng với tiến độ lô hàng, service task, theo dõi chứng từ, hành động của khách hàng và các ngoại lệ đang chờ xử lý.
Điều này giúp đội ngũ xác định lô hàng nào cần được chú ý trước khi sự chậm trễ ảnh hưởng đến giao hàng.
Điều này hỗ trợ chăm sóc khách hàng như thế nào?
Đội ngũ chăm sóc khách hàng có thể cập nhật cho khách hàng bằng thông tin rõ ràng hơn.
Nếu thông quan bị chậm, đội ngũ có thể giải thích lý do. Nếu thiếu chứng từ, đội ngũ có thể yêu cầu đúng tài liệu cần thiết. Nếu dự kiến sắp giải phóng hàng, đội ngũ có thể trao đổi bước tiếp theo với ngữ cảnh tốt hơn.
Điều này hỗ trợ CFO và COO như thế nào?
COO có thể sử dụng dữ liệu dashboard để xem xét chậm trễ thông quan, điểm nghẽn dịch vụ, chậm phản hồi từ khách hàng, vấn đề chứng từ và tác động giao hàng.
CFO có thể sử dụng dữ liệu dashboard để xem xét chi phí lưu kho, thời gian chờ, các khoản chưa xuất hóa đơn, mức độ sẵn sàng xuất hóa đơn, trạng thái thanh toán và tín hiệu biên lợi nhuận.
Khi trạng thái thông quan được kết nối với workflow lô hàng, vận tải và kế toán, ban quản lý có thể thấy cả vấn đề dịch vụ và tác động tài chính.
Doanh nghiệp nào cần giải pháp dashboard này nhất?
Các doanh nghiệp quản lý lô hàng xuất nhập khẩu là những đơn vị cần giải pháp dashboard trạng thái thông quan nhất.
Điều này bao gồm công ty giao nhận, công ty xuất nhập khẩu, nhà cung cấp 3PL, nhà cung cấp dịch vụ hải quan, nhà sản xuất, nhà phân phối và đội ngũ logistics quản lý nhiều lô hàng, chứng từ, khách hàng, nhà cung cấp và báo cáo.
Khi nào nhu cầu trở nên rõ ràng?
Nhu cầu trở nên rõ ràng khi đội ngũ không thể trả lời các câu hỏi về trạng thái thông quan nếu không kiểm tra thủ công.
Nếu chăm sóc khách hàng hỏi vận hành, vận hành hỏi chứng từ, chứng từ hỏi khách hàng, vận tải chờ giải phóng hàng, và ban quản lý chờ báo cáo thủ công, doanh nghiệp đã có khoảng trống về khả năng hiển thị.
Dashboard thông quan giúp giảm những khoảng trống này bằng cách kết nối dữ liệu lô hàng, chứng từ, ngoại lệ, vận tải, chi phí, hóa đơn và báo cáo.
Lợi ích kinh doanh
Giải pháp dashboard trạng thái thông quan giúp doanh nghiệp cải thiện khả năng hiển thị lô hàng, giảm việc theo dõi lặp lại, quản lý ngoại lệ thông quan sớm hơn, cập nhật khách hàng nhanh hơn, kiểm soát rủi ro chi phí và tạo báo cáo rõ ràng hơn.
Nó giúp doanh nghiệp chuyển từ theo dõi thông quan bị động sang kiểm soát thông quan chủ động.
