Hệ thống dashboard logistics nên giúp quản lý nhìn thấy tình hình vận hành hằng ngày trước khi vấn đề nhỏ trở thành rủi ro lớn hơn. Trong vận tải và giao nhận, công việc có thể đi qua lệnh, lô hàng, chuyến, tài xế, phương tiện, container, dịch vụ, hóa đơn, chi phí và báo cáo. Nếu mỗi bộ phận cập nhật trên một file riêng, quản lý có thể phát hiện vấn đề quá muộn. Từ khóa “he thong dashboard” nên được hiểu là “hệ thống dashboard”, không phải “Thong dashboard”. Với doanh nghiệp logistics, câu hỏi quan trọng không phải dashboard có biểu đồ hay không. Câu hỏi quan trọng là dashboard có giúp quản lý xử lý khối lượng công việc, điểm bất thường, mức sẵn sàng hóa đơn và khoảng trống báo cáo hay không.
Vì sao đội ngũ logistics cần hệ thống dashboard?
Đội ngũ logistics cần hệ thống dashboard vì dữ liệu vận hành, dữ liệu tài chính và các việc đang chờ thường nằm rải rác giữa nhiều bộ phận.
Khoảng trống giữa công việc hằng ngày và góc nhìn quản lý
Một hoạt động logistics thường liên quan đến nhiều đội ngũ. Kinh doanh có thể xử lý yêu cầu khách hàng. Vận hành có thể quản lý lệnh, lô hàng, chuyến hoặc dịch vụ. Tài xế hoặc đội hiện trường có thể cập nhật hoạt động giao nhận. Chứng từ có thể quản lý hồ sơ lô hàng. Kế toán có thể rà soát hóa đơn, công nợ phải thu, công nợ phải trả và chi phí. Quản lý cần một bức tranh rõ ràng, nhưng mỗi đội có thể đang làm việc từ một nguồn khác nhau.
Điều này tạo ra ba vấn đề phổ biến. Vấn đề đầu tiên là báo cáo đến chậm. Khi dữ liệu được tổng hợp xong, trạng thái công việc có thể đã thay đổi. Vấn đề thứ hai là thiếu ngữ cảnh. Một con số có thể xuất hiện trên báo cáo, nhưng đội ngũ không biết lệnh, lô hàng, chuyến, khách hàng, phương tiện hoặc hóa đơn nào tạo ra con số đó. Vấn đề thứ ba là theo dõi chưa rõ. Nếu dashboard chỉ hiển thị tổng số, quản lý vẫn phải hỏi từng bộ phận việc nào cần xử lý.
Hệ thống dashboard logistics nên giảm các khoảng trống này. Dashboard cần hiển thị khối lượng công việc, trạng thái, điểm bất thường, mức sẵn sàng tài chính và hồ sơ nguồn phía sau từng vấn đề.
Dashboard TMS nên theo dõi gì?
Dashboard TMS nên theo dõi lệnh vận tải, container, chuyến, tài xế, thiết bị, thời gian chờ, bằng chứng giao hàng, thông báo, dữ liệu kế toán và báo cáo.
Góc nhìn dashboard cho vận hành vận tải
TMS là hệ thống quản lý vận tải. Hệ thống này được dùng để quản lý hoạt động vận tải như lệnh khách hàng, kế hoạch chuyến, phân bổ phương tiện, hoạt động tài xế, tình trạng thiết bị và kế toán vận tải.
Với quản lý vận tải, góc nhìn đầu tiên trên dashboard nên là khối lượng công việc theo trạng thái. Dữ liệu này có thể gồm tổng số lệnh, container, chuyến, tài xế và thiết bị. Quản lý nên nhìn thấy lệnh nào mới tạo, lệnh nào đang xử lý, lệnh nào bị trễ, lệnh nào đã hoàn tất hoặc lệnh nào đang chờ bước tiếp theo.
Góc nhìn thứ hai nên là hoạt động chuyến. Quản lý cần biết có bao nhiêu chuyến đã được lên kế hoạch, đã phân bổ, đã hoàn tất, đang trễ hoặc vẫn đang chờ xử lý. Góc nhìn tổng hợp chuyến giúp quản lý nắm tình hình theo ngày, theo tài xế hoặc theo loại chuyến.
Góc nhìn thứ ba nên là các điểm bất thường. Thời gian chờ tại cảng, kho hoặc điểm giao nhận có thể ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ và chi phí. Theo dõi container gần hết thời gian miễn phí cũng quan trọng với vận tải container. Bằng chứng giao hàng cần được hiển thị vì một chuyến có thể đã hoàn tất ngoài thực tế nhưng vẫn chưa sẵn sàng để xác nhận với khách hàng hoặc tạo hóa đơn.
Góc nhìn thứ tư nên kết nối với kế toán. Dashboard vận tải hữu ích hơn khi trạng thái lệnh, hoạt động chuyến, hóa đơn, thanh toán, công nợ phải thu, công nợ phải trả và chi phí có thể được xem cùng nhau.
Dashboard FMS nên theo dõi gì?
Dashboard FMS nên theo dõi sản lượng lô hàng, khối lượng hàng nhập và hàng xuất, cơ cấu hàng đường biển và hàng đường hàng không, khối lượng dịch vụ, trạng thái lệnh công việc, thông báo, dữ liệu kế toán và báo cáo.
Góc nhìn dashboard cho hoạt động giao nhận
FMS là hệ thống quản lý giao nhận. Hệ thống này được dùng bởi doanh nghiệp giao nhận để quản lý dữ liệu khách hàng, hàng đường biển, hàng đường hàng không, dịch vụ, lệnh công việc, giá, kế toán và báo cáo.
Với quản lý giao nhận, góc nhìn đầu tiên trên dashboard nên là khối lượng lô hàng. Dữ liệu này có thể gồm toàn bộ lô hàng, lô hàng nhập, lô hàng xuất và nghiệp vụ nội địa nếu cần. Quản lý cần góc nhìn này để hiểu có bao nhiêu việc đang đi qua bộ phận vận hành.
Góc nhìn thứ hai nên là cơ cấu phương thức vận chuyển. Doanh nghiệp giao nhận có thể xử lý hàng đường biển, hàng đường hàng không và dịch vụ chuyển phát. Dashboard nên giúp quản lý thấy khối lượng công việc đang phân bổ như thế nào giữa các nhóm này.
Góc nhìn thứ ba nên là khối lượng dịch vụ. Một lô hàng có thể bao gồm khai báo hải quan, vận tải nội địa, bốc xếp hoặc các dịch vụ logistics khác. Khi khối lượng dịch vụ được hiển thị, quản lý có thể biết đội ngũ đang chờ xử lý nội bộ, chờ nhà cung cấp hay chờ xác nhận từ khách hàng.
Góc nhìn thứ tư nên là trạng thái lệnh công việc. Một lệnh có thể đang hoạt động, còn nháp, đang chờ hoặc chờ duyệt. Nếu trạng thái này không rõ, công việc đã được chấp nhận có thể bị để yên mà không ai theo dõi.
Góc nhìn thứ năm nên là thông báo. Khi có lô hàng mới, lệnh được duyệt hoặc dịch vụ mới được tạo, người dùng nên đi được đến đúng màn hình chi tiết liên quan mà không cần tìm kiếm qua nhiều danh sách.
Dữ liệu dashboard nên kết nối với kế toán như thế nào?
Dữ liệu dashboard nên kết nối với kế toán vì công việc logistics chỉ được kiểm soát đầy đủ khi hóa đơn, công nợ phải thu, công nợ phải trả, chi phí và lợi nhuận được xem cùng bối cảnh vận hành.
Vì sao hoàn tất vận hành là chưa đủ
Một lô hàng có thể đang hoạt động, nhưng hóa đơn chưa sẵn sàng. Một chuyến có thể đã hoàn tất, nhưng bằng chứng giao hàng vẫn còn thiếu. Một dịch vụ có thể đã làm xong, nhưng chi phí liên quan chưa được gắn vào lệnh. Những khoảng trống này tạo rủi ro cho cả vận hành và tài chính.
Với vận tải, dữ liệu kế toán nên kết nối với lệnh vận tải, hoạt động chuyến, bảng giá, hóa đơn, thanh toán, công nợ phải thu, công nợ phải trả và báo cáo. Điều này giúp quản lý hiểu một hoạt động vận tải đã hoàn tất ngoài thực tế có sẵn sàng để rà soát tài chính hay chưa.
Với giao nhận, dữ liệu kế toán nên kết nối với lệnh công việc, lô hàng, dịch vụ, đề nghị chi, hóa đơn, công nợ phải thu, công nợ phải trả, doanh thu, chi phí và lợi nhuận theo từng lệnh hoặc lô hàng. Điều này giúp quản lý thấy hoạt động lô hàng đã hoàn tất về tài chính hay vẫn đang chờ dữ liệu.
Một dashboard chỉ hiển thị sản lượng vận hành là chưa đủ cho quản lý. Lãnh đạo cần biết hồ sơ nào đang hoạt động, hồ sơ nào bị trễ, hồ sơ nào đã sẵn sàng xuất hóa đơn và hồ sơ nào còn thiếu chi phí hoặc hóa đơn. Đây là lúc dashboard trở thành góc nhìn kiểm soát, không chỉ là màn hình báo cáo.
Quản lý nên xem dashboard nào trước?
Quản lý nên xem trạng thái khối lượng công việc, điểm bất thường, mức sẵn sàng kế toán và độ đầy đủ của báo cáo trước khi nhìn các biểu đồ tổng quát.
Những góc nhìn quan trọng đầu tiên
Góc nhìn đầu tiên là trạng thái khối lượng công việc. Với doanh nghiệp vận tải, nhóm này gồm lệnh, container, chuyến, tài xế, xe, rơ-moóc và thiết bị. Với doanh nghiệp giao nhận, nhóm này gồm lô hàng, khối lượng hàng nhập và hàng xuất, cơ cấu hàng đường biển và hàng đường hàng không, khối lượng dịch vụ và trạng thái lệnh công việc.
Góc nhìn thứ hai là điểm bất thường. Với vận tải, điểm bất thường có thể gồm thời gian chờ, rủi ro lưu container, thiếu bằng chứng giao hàng, vấn đề thiết bị hoặc chuyến bị trễ. Với giao nhận, điểm bất thường có thể gồm lô hàng còn nháp, lệnh đang chờ, dịch vụ bị trễ, thiếu chứng từ hoặc điểm bàn giao sang kế toán.
Góc nhìn thứ ba là mức sẵn sàng kế toán. Quản lý nên rà soát công việc đã hoàn tất có tạo đúng hóa đơn, công nợ phải thu, công nợ phải trả, chi phí và dữ liệu lợi nhuận hay chưa. Một lệnh có thể nhìn như đã xong ở góc vận hành nhưng vẫn chưa hoàn tất ở góc tài chính.
Góc nhìn thứ tư là độ đầy đủ của báo cáo. Nếu đội ngũ vẫn phải dựng báo cáo tuần hoặc báo cáo tháng bằng tay, dashboard chưa kết nối đủ sâu với quy trình làm việc.
