Kiểm soát supply chain là khả năng quản lý cách hàng hóa, chứng từ, chi phí, hoạt động vận hành và thông tin kinh doanh di chuyển từ bước này sang bước khác. Trong logistics, supply chain không chỉ là vận tải. Nó còn bao gồm báo giá, booking, shipment, lệnh vận tải, hoạt động tài xế, thực hiện dịch vụ, kế toán, hóa đơn và báo cáo.
Khi doanh nghiệp logistics phát triển, dữ liệu thường bị phân tán trong Excel, email, ứng dụng nhắn tin và các hệ thống riêng của từng phòng ban. Điều này tạo ra khoảng trống về khả năng hiển thị, làm chậm quá trình ra quyết định và tăng rủi ro vận hành. Một quy trình supply chain được tổ chức tốt giúp doanh nghiệp duy trì khả năng kiểm soát xuyên suốt giữa các bộ phận.
Kiểm Soát Supply Chain Trong Logistics Là Gì?
Kiểm soát supply chain là khả năng theo dõi và quản lý hoạt động vận hành, chứng từ, chi phí và trách nhiệm trong toàn bộ quy trình logistics.
Đối với doanh nghiệp freight forwarding, supply chain có thể bao gồm khách hàng, hãng vận chuyển, đại lý nước ngoài, đơn vị dịch vụ hải quan, nhà xe, kho, bộ phận chứng từ và kế toán.
Đối với doanh nghiệp vận tải, supply chain có thể bao gồm chủ hàng, người nhận hàng, depot, cảng, điều phối, tài xế, xe, trailer, workshop và bộ phận tài chính.
Mục tiêu không chỉ là vận chuyển hàng thành công mà còn đảm bảo mọi cập nhật đều có thể theo dõi và truy vết.
Vì Sao Supply Chain Visibility Quan Trọng?
Supply chain visibility quan trọng vì hoạt động logistics phụ thuộc vào thông tin chính xác và kịp thời.
Một shipment có thể bị chậm vì thiếu chứng từ. Một lệnh vận tải có thể phải đổi phương tiện do thiết bị không sẵn sàng. Khách hàng có thể yêu cầu cập nhật ETA mới. Nếu dữ liệu nằm ở nhiều nơi khác nhau, đội ngũ sẽ mất nhiều thời gian tìm thông tin hơn là giải quyết vấn đề.
Visibility tốt giúp doanh nghiệp:
- Giảm chậm trễ vận hành
- Cải thiện cập nhật khách hàng
- Phát hiện ngoại lệ sớm hơn
- Nâng cao độ chính xác khi billing
- Giảm follow-up thủ công
- Hỗ trợ ra quyết định nhanh hơn
Những Quy Trình Nào Cần Được Kiểm Soát Trong Supply Chain?
Quản Lý Khách Hàng Và Báo Giá
Thông tin khách hàng, báo giá, tuyến vận chuyển, phạm vi dịch vụ và yêu cầu vận hành cần được kết nối xuyên suốt quy trình.
Quản Lý Shipment Và Dịch Vụ
Shipment cần liên kết với booking, trạng thái vận hành, chứng từ, dịch vụ, chi phí và hóa đơn.
Quản Lý Vận Tải Và Điều Phối
Đội vận tải cần kiểm soát job, lịch trình, điều phối, tài xế, phương tiện, POD, thời gian chờ và trạng thái hoàn thành.
Quản Lý Kế Toán Và Tài Chính
Dữ liệu vận hành cần kết nối trực tiếp với hóa đơn, công nợ phải thu, công nợ phải trả, chi phí, doanh thu và lợi nhuận.
Apollogix FMS Hỗ Trợ Kiểm Soát Supply Chain Như Thế Nào?
Apollogix FMS hỗ trợ:
- Client
- Quotation
- Job Order
- Booking
- Shipment
- Service
- Costing Rate
- Accounting
- Spend Money Request
- Report
Nhờ đó doanh nghiệp freight forwarding có thể kết nối hoạt động shipment với doanh thu, chi phí và lợi nhuận.
Apollogix TMS Hỗ Trợ Kiểm Soát Supply Chain Như Thế Nào?
Apollogix TMS hỗ trợ:
- Transport Job
- Operation
- Driver App
- Equipment Management
- Faulty Report
- Maintenance
- Accounting
- Dashboard
- Report
Điều này giúp điều phối, tài xế, workshop, kế toán và quản lý làm việc trên cùng một nguồn dữ liệu vận hành.
Lãnh Đạo Nên Theo Dõi Những Rủi Ro Supply Chain Nào?
Các điểm cần theo dõi gồm:
- Bàn giao từ báo giá sang Job Order
- Bàn giao từ Job sang thực thi
- Hoàn tất dịch vụ nhưng chưa billing
- Chậm ghi nhận chi phí
- Thiếu chứng từ
- Thiếu khả năng hiển thị trạng thái thiết bị
- Chậm cập nhật từ tài xế
- Chậm xuất hóa đơn
Khi Nào Doanh Nghiệp Cần Cải Thiện Kiểm Soát Supply Chain?
Doanh nghiệp nên nâng cấp khả năng kiểm soát supply chain khi:
- Các đội liên tục hỏi trạng thái công việc
- Dữ liệu nằm ở nhiều file khác nhau
- Báo cáo phải tổng hợp thủ công
- Hóa đơn bị chậm sau khi hoàn thành
- Khó theo dõi chi phí
- Thiếu dashboard theo thời gian thực
- Khách hàng yêu cầu cập nhật thường xuyên
