Vận hành logistics trở nên khó quản lý khi mỗi bộ phận đo hiệu suất theo một cách khác nhau. Bộ phận vận hành có thể theo dõi tiến độ lệnh. Bộ phận chăm sóc khách hàng có thể theo dõi cập nhật giao hàng. Bộ phận tài chính có thể theo dõi mức sẵn sàng hóa đơn. Ban quản lý lại cần xem sản lượng lô hàng, trạng thái chi phí, doanh thu, lợi nhuận và các điểm bất thường. Khi các số liệu này đến từ nhiều file riêng hoặc báo cáo thủ công, lãnh đạo có thể nhận thông tin quá muộn. Hệ thống bảng điều khiển KPI vận hành logistics giúp doanh nghiệp chuyển dữ liệu hằng ngày thành một góc nhìn quản lý chung. KPI là chỉ số đo hiệu suất chính. Trong logistics, theo dõi KPI giúp lãnh đạo hiểu lệnh, lô hàng, chuyến, dịch vụ, chi phí và hóa đơn có đang đi đúng hướng hay không.
Vì sao theo dõi KPI logistics cần bảng điều khiển?
Theo dõi KPI logistics cần bảng điều khiển vì hiệu suất vận hành, mức sẵn sàng tài chính và các điểm bất thường cần được xem từ dữ liệu đã kết nối.
Vấn đề của báo cáo hiệu suất đến chậm
Một doanh nghiệp logistics thường xử lý nhiều hoạt động cùng lúc. Đội vận tải có thể quản lý lệnh vận tải, chuyến, phương tiện, tài xế, container và cập nhật giao hàng. Đội giao nhận có thể quản lý lô hàng, dịch vụ, chứng từ, dữ liệu khách hàng, chi phí và hóa đơn. Bộ phận tài chính cần biết chi phí đã được xác nhận chưa và hóa đơn đã có thể phát hành chưa.
Khi dữ liệu KPI được thu thập thủ công, báo cáo thường đến sau khi vấn đề đã ảnh hưởng đến vận hành. Một chuyến hàng có thể bị trễ. Bằng chứng giao hàng có thể còn thiếu. Một dịch vụ có thể vẫn đang chờ xử lý. Chi phí có thể chưa được xác nhận. Hóa đơn có thể bị chặn. Nếu quản lý chỉ nhìn thấy các vấn đề này sau bước tổng hợp thủ công, doanh nghiệp sẽ mất thời gian phản ứng.
Bảng điều khiển cho quản lý một cách xem hiệu suất nhanh hơn. Bảng điều khiển không thay thế hồ sơ chi tiết. Nó tạo một lớp kiểm soát để lãnh đạo nhìn thấy khối lượng công việc, trạng thái, chậm trễ, mức sẵn sàng tài chính và các điểm bất thường trước khi đi vào từng hồ sơ.
Vận hành logistics nên theo dõi những KPI nào?
Vận hành logistics nên theo dõi khối lượng công việc, tiến độ lệnh, trạng thái giao hàng, thời gian chờ, mức sẵn sàng chứng từ, mức sẵn sàng chi phí, mức sẵn sàng hóa đơn, doanh thu, chi phí, lợi nhuận và các điểm bất thường.
Khối lượng vận hành và tiến độ công việc
Nhóm KPI đầu tiên là khối lượng công việc. Quản lý cần biết có bao nhiêu lệnh, lô hàng, container, chuyến, dịch vụ, tài xế và phương tiện đang hoạt động trong một giai đoạn được chọn. Dữ liệu khối lượng giúp lãnh đạo hiểu đội ngũ đang làm việc trong mức bình thường hay bắt đầu chịu áp lực.
Nhóm KPI thứ hai là tiến độ công việc. Dữ liệu này có thể gồm trạng thái lệnh vận tải, trạng thái lô hàng, trạng thái chuyến, tiến độ dịch vụ và tiến độ giao hàng. Các chỉ số này giúp đội ngũ nhìn thấy công việc đang chạy ở đâu và đang chờ bước xử lý nào.
Nhóm KPI thứ ba là trạng thái giao hàng. Công việc logistics không hoàn tất chỉ vì xe đã chạy hoặc lô hàng đã được tạo. Doanh nghiệp vẫn có thể cần xác nhận giao hàng, bằng chứng giao hàng, hoàn tất dịch vụ, mức sẵn sàng chứng từ và cập nhật cho khách hàng.
Nhóm KPI thứ tư là thời gian chờ và điểm bất thường. Thời gian chờ tại cảng, kho hoặc điểm giao nhận có thể ảnh hưởng đến chi phí và chất lượng dịch vụ. Điểm bất thường có thể gồm lệnh bị trễ, thiếu chứng từ, chi phí đang chờ xác nhận, dịch vụ bị chặn, hóa đơn quá hạn hoặc hồ sơ đang chờ phản hồi từ khách hàng.
Nhóm KPI thứ năm là mức sẵn sàng tài chính. Quản lý nên nhìn thấy chi phí đã được xác nhận chưa, hóa đơn đã sẵn sàng chưa, công nợ phải thu và phải trả có cần xử lý không, và lợi nhuận theo từng hồ sơ đã có đủ dữ liệu để rà soát chưa.
Bảng điều khiển KPI kết nối vận hành và tài chính như thế nào?
Bảng điều khiển KPI kết nối vận hành và tài chính bằng cách cho thấy tiến độ lệnh, hoàn tất dịch vụ, xác nhận chi phí, trạng thái hóa đơn và rà soát lợi nhuận ảnh hưởng lẫn nhau ra sao.
Vì sao dữ liệu vận hành phải kết nối với dữ liệu tài chính?
Trong logistics, hoàn tất vận hành và hoàn tất tài chính không phải lúc nào cũng xảy ra cùng lúc. Một chuyến có thể đã giao xong, nhưng bằng chứng giao hàng chưa được cập nhật. Một lô hàng có thể đã hoàn tất, nhưng chi phí nhà cung cấp vẫn đang chờ xác nhận. Một dịch vụ có thể đã làm xong, nhưng khoản thu khách hàng chưa sẵn sàng để lên hóa đơn.
Khoảng cách này tạo áp lực cho cả vận hành và tài chính. Vận hành có thể xem công việc là đã xong. Tài chính vẫn có thể cần xác nhận chi phí trước khi phát hành hóa đơn hoặc rà soát lợi nhuận. Ban quản lý có thể thấy khối lượng công việc lớn, nhưng chưa biết các công việc đó đã sẵn sàng về tài chính hay chưa.
Bảng điều khiển KPI giúp kết nối các góc nhìn này. Với vận hành, bảng điều khiển thể hiện trạng thái lệnh, trạng thái lô hàng, tiến độ chuyến, thời gian chờ và khối lượng dịch vụ. Với tài chính, bảng điều khiển thể hiện mức sẵn sàng chi phí, mức sẵn sàng hóa đơn, công nợ phải thu, công nợ phải trả, doanh thu, chi phí và lợi nhuận. Với quản lý, bảng điều khiển cho thấy hoạt động chỉ đang bận rộn hay thật sự đang được kiểm soát.
Khi cùng một bảng điều khiển kết nối các dữ liệu này, lãnh đạo có thể rà soát hiệu suất trong bối cảnh rõ hơn. Họ không chỉ thấy việc đã xảy ra, mà còn thấy việc nào vẫn chưa hoàn tất.
Apollogix hỗ trợ bảng điều khiển KPI logistics như thế nào?
Apollogix hỗ trợ bảng điều khiển KPI logistics thông qua các quy trình kết nối cho vận tải, giao nhận, kế toán, bảng điều khiển và báo cáo.
Khả năng nhìn thấy KPI trong vận hành vận tải
Apollogix TMS hỗ trợ các quy trình quản lý vận tải như lệnh vận tải, lập kế hoạch vận hành, phân bổ chuyến, cập nhật từ tài xế, quản lý phương tiện, thời gian chờ, bằng chứng giao hàng, kế toán và báo cáo. Các quy trình này giúp đội vận tải theo dõi lệnh, container, chuyến, tài xế, xe, rơ-moóc, trạng thái giao hàng, thời gian chờ, chi phí, hóa đơn, công nợ phải thu, công nợ phải trả và hiệu suất vận hành.
Với quản lý vận tải, điều này tạo một cách rõ hơn để rà soát hoạt động hằng ngày. Họ có thể biết chuyến nào đang thực hiện, lệnh nào đang chờ, phương tiện nào cần chú ý và hồ sơ giao hàng nào có thể ảnh hưởng đến hóa đơn hoặc cập nhật khách hàng.
Khả năng nhìn thấy KPI trong hoạt động giao nhận
Apollogix FMS hỗ trợ các quy trình giao nhận như quản lý khách hàng, hàng đường biển, hàng đường hàng không, dịch vụ, kinh doanh, lệnh công việc, giá, kế toán, đề nghị chi, bảng điều khiển và báo cáo. Các quy trình này giúp đội giao nhận rà soát sản lượng lô hàng, tiến độ dịch vụ, hoạt động khách hàng, mức sẵn sàng chi phí, mức sẵn sàng hóa đơn, doanh thu, chi phí, lợi nhuận và các điểm bất thường.
Với quản lý giao nhận, điều này quan trọng vì công việc lô hàng thường đi qua kinh doanh, chứng từ, vận hành, dịch vụ và kế toán. Một bảng điều khiển được kết nối giúp các bộ phận làm việc trên cùng một bức tranh vận hành.
Lãnh đạo nên kiểm tra gì trước khi chọn bảng điều khiển KPI?
Lãnh đạo nên kiểm tra bảng điều khiển KPI có dùng dữ liệu từ quy trình thật, định nghĩa KPI nhất quán, phân quyền phù hợp, khả năng nhìn thấy ngoại lệ và báo cáo phục vụ quản trị hay không.
Những câu hỏi trước khi triển khai
Câu hỏi đầu tiên là từng KPI có được định nghĩa rõ không. Các khái niệm như lệnh đã hoàn tất, lô hàng bị trễ, sẵn sàng xuất hóa đơn, chi phí đang chờ và đã nhận bằng chứng giao hàng cần có cùng ý nghĩa giữa các bộ phận.
Câu hỏi thứ hai là dữ liệu bảng điều khiển đến từ đâu. Một bảng điều khiển đáng tin cậy nên dùng dữ liệu từ lệnh, lô hàng, dịch vụ, tài xế, phương tiện, chứng từ, hồ sơ chi phí, hóa đơn, công nợ phải thu, công nợ phải trả và báo cáo. Nếu bảng điều khiển phụ thuộc vào cập nhật thủ công, rủi ro thông tin lỗi thời vẫn còn.
Câu hỏi thứ ba là bảng điều khiển có hỗ trợ truy vết hay không. Một góc nhìn KPI hữu ích nên cho phép người dùng đi từ số liệu tổng hợp về đúng lệnh, lô hàng, dịch vụ, khách hàng, tài xế, phương tiện, hóa đơn hoặc hồ sơ chi phí liên quan.
Câu hỏi thứ tư là bảng điều khiển có làm nổi bật điểm bất thường hay không. Ban quản lý không chỉ cần xem tổng số. Họ cũng cần thấy công việc bị trễ, hồ sơ bị chặn, dữ liệu còn thiếu, chi phí đang chờ và rủi ro hóa đơn.
Câu hỏi thứ năm là báo cáo có phục vụ nhiều vai trò hay không. Giám đốc vận hành có thể cần xem áp lực vận hành và hiệu suất dịch vụ. Giám đốc tài chính có thể cần xem mức sẵn sàng chi phí, mức sẵn sàng hóa đơn, công nợ phải thu, công nợ phải trả và lợi nhuận. Bảng điều khiển nên hỗ trợ cả hai góc nhìn mà không bắt đội ngũ dựng lại báo cáo thủ công.
