Logistics Trong Vận Hành Doanh Nghiệp Là Gì?
Logistics là quá trình di chuyển hàng hóa, chứng từ, công việc dịch vụ, dữ liệu chi phí và thông tin giao hàng từ điểm này đến điểm khác.
Trong vận hành doanh nghiệp, logistics không chỉ là vận tải. Nó bao gồm lập kế hoạch shipment, tạo job vận tải, booking, xử lý service, theo dõi giao hàng, kiểm soát chứng từ, ghi nhận chi phí, chuẩn bị hóa đơn và báo cáo.
Với freight forwarder và doanh nghiệp vận tải, logistics trở nên khó kiểm soát khi mỗi bộ phận làm việc trên một nguồn dữ liệu khác nhau. Sales có yêu cầu khách hàng. Operations quản lý trạng thái shipment hoặc chuyến xe. Accounting theo dõi chi phí và hóa đơn. Management cần báo cáo để hiểu workload và biên lợi nhuận.
Khi các dữ liệu này rời rạc, doanh nghiệp dễ mất visibility. Một shipment có thể đang chạy nhưng khách hàng chưa được cập nhật. Một chi phí có thể phát sinh nhưng chưa được billing. Một job vận tải có thể bị chậm trước khi management nhìn thấy vấn đề.
Cách hiểu đơn giản
Logistics là workflow vận hành kết nối di chuyển hàng hóa, thực hiện dịch vụ, kiểm soát chi phí và visibility giao hàng.
Vì Sao Kiểm Soát Logistics Quan Trọng?
Kiểm soát logistics quan trọng vì chất lượng dịch vụ, độ chính xác chi phí, cập nhật khách hàng và lợi nhuận job đều phụ thuộc vào cùng một nguồn dữ liệu vận hành.
Một doanh nghiệp logistics có thể xử lý nhiều shipment, container, chuyến xe, vendor, khách hàng và service task cùng lúc. Nếu đội ngũ quản lý thủ công, các khoảng trống nhỏ có thể tạo ra chi phí lớn. Một cập nhật giao hàng bị thiếu có thể ảnh hưởng niềm tin khách hàng. Một chuyến xe bị chậm có thể phát sinh thêm chi phí. Một service charge có thể bị bỏ sót khi xuất hóa đơn. Một job có thể nhìn như có lợi nhuận cho đến khi toàn bộ chi phí thực tế được ghi nhận.
Kiểm soát logistics tốt hơn giúp mỗi bộ phận rõ vai trò hơn. Operations quản lý tiến độ shipment và vận tải. Sales theo dõi phạm vi khách hàng. Accounting kiểm tra doanh thu, chi phí, phải thu và phải trả. Management xem hiệu quả job, sản lượng shipment và workload dịch vụ.
Vì vậy, logistics không chỉ là câu chuyện vận hành. Đây cũng là câu chuyện kiểm soát tài chính của đội COO và CFO.
Rủi ro kinh doanh chính
Rủi ro lớn nhất không chỉ là giao hàng trễ. Rủi ro lớn hơn là ra quyết định khi dữ liệu logistics chưa đầy đủ.
Apollogix Hỗ Trợ Workflow Logistics Như Thế Nào?
Apollogix hỗ trợ workflow logistics bằng cách kết nối dữ liệu vận tải, freight forwarding, service, accounting, dashboard và reporting trong các hệ thống có cấu trúc.
Apollogix TMS giúp doanh nghiệp vận tải quản lý transport job, operation planning, chuyến xe, tài xế, phương tiện, rate management, accounting, report và phân quyền người dùng. Hệ thống hỗ trợ dashboard cho jobs, containers, trips, drivers, equipment, waiting time, trip summary, rủi ro demurrage và operational notifications.
Apollogix FMS giúp freight forwarder quản lý khách hàng, ocean freight, air freight, shipment, quotation, job order, booking, service, pricing, accounting, spend request, report và quản trị theo vai trò. Hệ thống kết nối dữ liệu shipment với chi phí service, lợi nhuận job, invoice, account receivable và account payable.
Cấu trúc này giúp các đội giảm nhập lại dữ liệu và làm rõ hơn bước bàn giao giữa các bộ phận.
Giá trị xuất hiện ở đâu?
Giá trị xuất hiện khi các đội có thể nhìn cùng một dữ liệu job, shipment, chi phí, hóa đơn và báo cáo mà không phải dựng lại thông tin ở từng bước.
Doanh Nghiệp Nào Cần Kiểm Soát Logistics Tốt Hơn?
Doanh nghiệp quản lý nhiều shipment, job vận tải, container, service task, cập nhật khách hàng, hóa đơn và vendor là nhóm cần kiểm soát logistics tốt hơn.
Nhu cầu trở nên rõ ràng khi management không thể trả lời nhanh các câu hỏi hằng ngày. Shipment nào đang active? Job vận tải nào bị chậm? Service nào còn mở? Chi phí nào đang chờ kiểm tra? Hóa đơn nào còn thiếu? Cập nhật nào cho khách hàng chưa được gửi?
Freight forwarder cần kiểm soát logistics khi quotation, booking, shipment, service và accounting phải được kết nối. Doanh nghiệp vận tải cần kiểm soát logistics khi job, trip, driver, equipment, cost và invoice phải được xem cùng nhau. Doanh nghiệp 3PL cần kiểm soát logistics khi thực hiện service, trạng thái giao hàng và billing đi qua nhiều bộ phận.
Với đội COO, kiểm soát logistics tốt hơn giúp giảm điểm mù trong vận hành hằng ngày. Với đội CFO, nó kết nối hoạt động vận hành với doanh thu, chi phí, phải thu, phải trả và lợi nhuận job.
