Phần mềm logistics tích hợp bảng điều khiển kế toán là hệ thống báo cáo logistics hiển thị trạng thái vận hành và trạng thái kế toán trong cùng một góc nhìn quản lý. Hệ thống giúp quản lý thấy lệnh, lô hàng, chuyến, hóa đơn, chi phí, công nợ phải thu, công nợ phải trả và ngoại lệ đang đi cùng nhau hay đang bị nghẽn giữa các phòng ban. Với doanh nghiệp logistics, bảng điều khiển chỉ hữu ích khi từng con số truy được về lệnh, chuyến, lô hàng, dịch vụ, khách hàng, nhà cung cấp hoặc hạng mục phí phía sau. Bài viết này giải thích 5 góc nhìn bảng điều khiển mà đội logistics và kế toán nên rà soát trước khi tin vào lớp báo cáo.
Phần mềm logistics tích hợp bảng điều khiển kế toán là gì?
Phần mềm logistics tích hợp bảng điều khiển kế toán là phần mềm kết nối hồ sơ quy trình logistics với hồ sơ kế toán để quản lý rà soát vận hành và tài chính mà không cần dựng lại dữ liệu từ nhiều file riêng.
Vận hành và tài chính trong một góc nhìn
Bảng điều khiển không chỉ nên là màn hình biểu đồ. Hệ thống phải cho thấy mối quan hệ giữa công việc vận hành và trạng thái tài chính. Với công ty vận tải, bảng điều khiển nên kết nối lệnh vận tải, vận hành, tiến độ tài xế, trạng thái thiết bị, hóa đơn, doanh thu, chi phí, công nợ phải thu, công nợ phải trả và báo cáo. Với công ty giao nhận, bảng điều khiển nên kết nối đơn hàng, lô hàng, dịch vụ, dữ liệu đặt chỗ, chi phí, hóa đơn, công nợ phải thu, công nợ phải trả, đề nghị chi, lợi nhuận theo hồ sơ và báo cáo.
Góc nhìn này nên giúp quản lý thấy gì?
Góc nhìn này nên giúp quản lý thấy hồ sơ vận hành và hồ sơ kế toán có đang đi cùng nhau hay không. Một chuyến đã hoàn tất có thể vẫn đang chờ dữ liệu hóa đơn. Một lô hàng có thể vẫn đang chờ xác nhận chi phí. Một dịch vụ có thể đã xong nhưng chưa kết nối với phần xuất hóa đơn. Đây là lý do cần bảng điều khiển tích hợp.
Vì sao khả năng truy vết quan trọng
Khả năng truy vết là giá trị chính của bảng điều khiển kế toán tích hợp. Vận hành có thể hoàn tất một lệnh trước khi kế toán tạo hóa đơn. Kế toán có thể thấy một chi phí nhà cung cấp nhưng chưa biết lệnh hoặc lô hàng nào tạo ra khoản đó. Quản lý có thể thấy doanh thu nhưng chưa biết chi phí liên quan đã đầy đủ chưa. Bảng điều khiển kết nối giúp giảm các khoảng trống này bằng cách hiển thị hồ sơ nguồn phía sau từng hạng mục tài chính.
Góc nhìn 1 — Bảng điều khiển trạng thái vận hành
Bảng điều khiển trạng thái vận hành nên hiển thị công việc logistics đang mới tạo, đang hoạt động, đang chờ, đã hoàn tất, bị trễ hay bị chặn. Đây là góc nhìn đầu tiên vì kế toán không thể rà soát đúng trạng thái tài chính nếu trạng thái vận hành chưa rõ.
Trạng thái vận hành vận tải
Với đội vận tải, góc nhìn này nên gồm lệnh vận tải, công-te-nơ, chuyến, tài xế, thiết bị, thời gian chờ, tổng hợp chuyến và trạng thái liên quan đến giao hàng. Apollogix TMS hỗ trợ lệnh vận tải, vận hành, cập nhật tài xế, quản lý thiết bị, bảng điều khiển và báo cáo. Các hồ sơ này giúp quản lý hiểu lệnh nào còn mở, chuyến nào đang hoạt động, xe hoặc rơ-moóc nào sẵn sàng và hồ sơ nào cần xử lý.
Trạng thái vận hành giao nhận
Với đội giao nhận, góc nhìn này nên gồm sản lượng lô hàng, khối lượng nhập khẩu và xuất khẩu, hoạt động vận tải biển, hoạt động vận tải hàng không, khối lượng dịch vụ và trạng thái đơn hàng. Apollogix FMS hỗ trợ đơn hàng, lô hàng, dịch vụ, vận tải biển, vận tải hàng không, bảng điều khiển và báo cáo. Các hồ sơ này giúp quản lý thấy lô hàng nào đang hoạt động, dịch vụ nào đang chờ và hồ sơ vận hành nào còn thiếu trước khi kế toán có thể xử lý tiếp.
Câu hỏi quản lý cần trả lời từ góc nhìn này
Góc nhìn này nên giúp quản lý trả lời các câu hỏi thực tế. Công việc nào còn mở? Lệnh hoặc lô hàng nào đang hoạt động? Dịch vụ hoặc chuyến nào cần xử lý? Hồ sơ nào đang chờ trước khi tài chính có thể rà soát hóa đơn, chi phí, công nợ phải thu hoặc công nợ phải trả?
Góc nhìn 2 — Bảng điều khiển mức sẵn sàng hóa đơn
Bảng điều khiển mức sẵn sàng hóa đơn nên cho thấy công việc logistics đã hoàn tất có đủ dữ liệu để tạo hóa đơn hay chưa. Một lệnh chưa chắc đã sẵn sàng xuất hóa đơn chỉ vì hàng đã di chuyển hoặc chuyến đã kết thúc. Kế toán cần đúng khách hàng, phạm vi dịch vụ, hạng mục phí, hồ sơ chi phí, tham chiếu hóa đơn và chứng từ hỗ trợ.
Mức sẵn sàng hóa đơn trong vận hành vận tải
Với vận hành vận tải, mức sẵn sàng hóa đơn nên kết nối lệnh vận tải, quản lý giá, vận hành, phụ phí, công nợ phải thu, công nợ phải trả và hồ sơ liên quan đến hóa đơn. Apollogix TMS hỗ trợ doanh thu theo lệnh hoặc chuyến, chi phí vận tải, phụ phí, công nợ phải thu, công nợ phải trả và kết nối với dữ liệu giá cùng lệnh vận tải. Điều này cho kế toán ngữ cảnh cần thiết để rà soát khoản tiền nào thuộc lệnh, khách hàng hoặc chuyến nào.
Mức sẵn sàng hóa đơn trong vận hành giao nhận
Với vận hành giao nhận, mức sẵn sàng hóa đơn nên kết nối đơn hàng, lô hàng, dịch vụ, chi phí, hóa đơn, công nợ phải thu, công nợ phải trả và đề nghị chi. Apollogix FMS hỗ trợ tạo hóa đơn từ hồ sơ đơn hàng, lô hàng và dịch vụ. Hệ thống cũng hỗ trợ công nợ phải thu, công nợ phải trả, theo dõi công nợ, doanh thu và chi phí theo hồ sơ, đề nghị chi, xử lý hóa đơn giá trị gia tăng và báo cáo.
Dữ liệu thiếu mà góc nhìn này cần làm rõ
Bảng điều khiển này nên làm nổi bật hồ sơ còn thiếu. Một lô hàng có thể đang hoạt động nhưng thiếu xác nhận chi phí. Một dịch vụ có thể đã hoàn tất nhưng chưa gắn dữ liệu hóa đơn. Một lệnh vận tải có thể đã đóng nhưng vẫn thiếu hạng mục phí. Một giao hàng có thể đã hoàn tất nhưng vẫn thiếu bằng chứng giao hàng. Đây là các khoảng trống mà mức sẵn sàng hóa đơn cần chỉ ra.
Góc nhìn 3 — Bảng điều khiển công nợ phải thu và công nợ phải trả
Bảng điều khiển công nợ phải thu và công nợ phải trả nên hiển thị ai đang nợ doanh nghiệp, doanh nghiệp đang nợ ai và hồ sơ vận hành nào tạo ra số dư đó.
Công nợ phải thu với ngữ cảnh khách hàng và hồ sơ
Công nợ phải thu không nên chỉ được xem như một tổng số kế toán. Mỗi khoản phải thu nên kết nối với khách hàng, lệnh, lô hàng, dịch vụ, chuyến, hóa đơn hoặc hồ sơ thanh toán phía sau. Điều này giúp kế toán biết hành động tiếp theo thuộc về tài chính, vận hành, chứng từ, chăm sóc khách hàng hay quản lý.
Công nợ phải trả với ngữ cảnh nhà cung cấp và chi phí
Công nợ phải trả nên kết nối với nhà cung cấp, dịch vụ, lô hàng, lệnh vận tải, chuyến, hạng mục chi phí hoặc yêu cầu thanh toán đã tạo ra khoản phải trả. Điều này quan trọng vì vấn đề tài chính trong logistics thường bắt đầu từ thiếu ngữ cảnh vận hành, không chỉ từ hóa đơn chưa thanh toán.
Apollogix hỗ trợ công nợ phải thu và công nợ phải trả như thế nào
Apollogix TMS hỗ trợ công nợ phải thu, công nợ phải trả, doanh thu theo lệnh hoặc chuyến, chi phí vận tải, phụ phí và kết nối với lệnh vận tải cùng dữ liệu giá. Apollogix FMS hỗ trợ công nợ phải thu, công nợ phải trả, theo dõi công nợ theo khách hàng hoặc đối tác, doanh thu và chi phí theo hồ sơ, tạo hóa đơn từ đơn hàng, lô hàng, dịch vụ và báo cáo kế toán.
Góc nhìn 4 — Bảng điều khiển chi phí và lợi nhuận
Bảng điều khiển chi phí và lợi nhuận nên cho thấy công việc logistics có tạo ra kết quả tài chính kỳ vọng ở cấp lệnh, lô hàng, chuyến, khách hàng, tuyến hoặc nhân sự kinh doanh hay không.
Chi phí và lợi nhuận cho công ty vận tải
Với công ty vận tải, bảng điều khiển này nên rà soát doanh thu theo lệnh hoặc chuyến, chi phí vận tải, phụ phí, khoản phải trả nhà cung cấp, khoản phải thu khách hàng và kết nối dữ liệu giá. Khi các hồ sơ này kết nối, quản lý có thể rà soát lệnh hoặc chuyến nào cần theo dõi chi phí và hạng mục chi phí nào có thể vẫn nằm ngoài hồ sơ vận hành.
Chi phí và lợi nhuận cho công ty giao nhận
Với công ty giao nhận, bảng điều khiển này nên rà soát doanh thu và chi phí theo hồ sơ, lợi nhuận theo đơn hàng hoặc lô hàng, doanh thu theo khách hàng, doanh thu theo tuyến, hiệu suất kinh doanh, cơ cấu vận tải biển và vận tải hàng không, cùng các hồ sơ chi phí liên quan. Apollogix FMS hỗ trợ doanh thu và chi phí theo hồ sơ, lợi nhuận theo đơn hàng hoặc lô hàng, báo cáo theo khách hàng, tuyến và nhân sự kinh doanh.
Vì sao góc nhìn này hỗ trợ quản lý tốt hơn
Mục tiêu của bảng điều khiển này không phải là thay thế rà soát kế toán. Mục tiêu là cho quản lý thấy sớm mức độ đầy đủ của dữ liệu tài chính. Nếu doanh thu đã ghi nhận nhưng chi phí còn thiếu, góc nhìn lợi nhuận chưa sẵn sàng. Nếu chi phí được duyệt ngoài hồ sơ vận hành, việc rà soát biên lợi nhuận sẽ kém tin cậy.
Góc nhìn 5 — Bảng điều khiển ngoại lệ và theo dõi xử lý
Bảng điều khiển ngoại lệ và theo dõi xử lý nên hiển thị các hồ sơ cần hành động trước khi quy trình có thể đi tiếp. Đội logistics không chỉ quản lý việc đã hoàn tất. Họ còn quản lý gián đoạn, dữ liệu thiếu, cập nhật trễ, phê duyệt đang chờ và hồ sơ đang nằm giữa các phòng ban.
Ngoại lệ trong vận hành vận tải
Với vận hành vận tải, ngoại lệ có thể gồm chuyến có thời gian chờ dài, lỗi xe hoặc rơ-moóc, lệnh chưa đóng, thiếu cập nhật tài xế, hồ sơ hóa đơn chưa hoàn chỉnh, thiếu bằng chứng giao hàng hoặc công nợ khách hàng cần theo dõi. Bảng điều khiển nên cho thấy hồ sơ nguồn, đội phụ trách, hành động còn thiếu và bước tiếp theo.
Ngoại lệ trong vận hành giao nhận
Với vận hành giao nhận, ngoại lệ có thể gồm đơn hàng đang chờ, lô hàng ở trạng thái nháp, thiếu dữ liệu dịch vụ, trạng thái đặt chỗ chưa hoàn tất, đề nghị chi chưa duyệt, thiếu dòng chi phí, hóa đơn chưa tạo hoặc công nợ phải thu và công nợ phải trả cần xử lý. Các ngoại lệ này nên kết nối với đúng đơn hàng, lô hàng, dịch vụ, khách hàng hoặc nhà cung cấp liên quan.
Điều gì làm cho góc nhìn này hữu ích
Bảng điều khiển này không nên tạo một danh sách cảnh báo dài mà không ai sở hữu. Mỗi ngoại lệ nên cho thấy hồ sơ nguồn, phòng ban phụ trách, hành động còn thiếu và bước tiếp theo. Như vậy bảng điều khiển mới hữu ích cho quản lý hằng ngày, không chỉ cho báo cáo cuối tháng.
Lãnh đạo nên kiểm tra gì trước khi chọn bảng điều khiển này?
Lãnh đạo nên kiểm tra bảng điều khiển có kết nối đủ rõ giữa vận hành và kế toán cho quản lý hằng ngày và rà soát tài chính hay không.
Kiểm tra kết nối dữ liệu
Bảng điều khiển nên kết nối lệnh, lô hàng, chuyến, dịch vụ, hóa đơn, chi phí, công nợ phải thu, công nợ phải trả, yêu cầu thanh toán và báo cáo. Nếu đội ngũ vẫn phải sao chép dữ liệu giữa nhiều file riêng, bảng điều khiển chưa đủ kết nối.
Kiểm tra mức sẵn sàng hóa đơn
Bảng điều khiển nên cho thấy lệnh, chuyến hoặc lô hàng đã hoàn tất có sẵn sàng xuất hóa đơn hay chưa. Mức sẵn sàng hóa đơn có thể phụ thuộc vào xác nhận chi phí, bằng chứng giao hàng, hoàn tất dịch vụ, chứng từ hỗ trợ và phê duyệt của khách hàng.
Kiểm tra khả năng truy vết tài chính
Doanh thu, chi phí, hóa đơn, công nợ phải thu, công nợ phải trả và yêu cầu thanh toán nên truy vết được về đúng hồ sơ vận hành. Điều này quan trọng cho rà soát lợi nhuận và kiểm soát quản lý.
Kiểm tra chất lượng báo cáo
Báo cáo nên giúp quản lý rà soát vận hành, tài chính, khối lượng công việc, hồ sơ đang chờ, mức sẵn sàng hóa đơn, áp lực chi phí, doanh thu, lợi nhuận và ngoại lệ mà không cần dựng báo cáo thủ công.
