Phần mềm logistics tích hợp bảng điều khiển kế toán giúp doanh nghiệp logistics kết nối dữ liệu vận hành với dữ liệu tài chính trong một góc nhìn quản lý. Hệ thống giúp quản lý theo dõi lệnh vận tải, lô hàng, chuyến, dịch vụ, hóa đơn, doanh thu, chi phí, công nợ phải thu, công nợ phải trả, trạng thái thanh toán, dữ liệu bảng điều khiển và báo cáo mà không cần dựng lại thông tin từ nhiều file riêng. Trong vận hành logistics, bảng điều khiển kế toán chỉ hữu ích khi hồ sơ tài chính có thể truy vết về đúng lệnh, lô hàng, dịch vụ, chuyến, khách hàng, nhà cung cấp hoặc hạng mục phí đã tạo ra dữ liệu đó. Khi vận hành và kế toán làm việc tách rời, một hồ sơ đã hoàn tất về vận hành vẫn có thể chưa hoàn chỉnh về tài chính.
Phần mềm logistics tích hợp bảng điều khiển kế toán là gì?
Phần mềm logistics tích hợp bảng điều khiển kế toán là hệ thống kết nối dữ liệu quy trình logistics và dữ liệu kế toán để quản lý có thể xem vận hành và tài chính từ cùng một nguồn thông tin.
Kết nối vận hành và tài chính
Bảng điều khiển không nên chỉ là màn hình biểu đồ. Hệ thống cần kết nối từng con số tài chính với hồ sơ vận hành đứng phía sau. Với công ty vận tải, dữ liệu có thể gồm lệnh vận tải, kế hoạch vận hành, chuyến, tài xế, thiết bị, hóa đơn, công nợ phải thu, công nợ phải trả và báo cáo. Với công ty giao nhận, dữ liệu có thể gồm đơn hàng, lô hàng, dịch vụ, dữ liệu đặt chỗ, chi phí, hóa đơn, công nợ phải thu, công nợ phải trả, đề nghị chi, lợi nhuận và báo cáo.
Giá trị chính của bảng điều khiển
Giá trị chính là khả năng truy vết. Nếu một khoản chi phí xuất hiện trên bảng điều khiển, quản lý cần hiểu chi phí đó đến từ lệnh, lô hàng, dịch vụ, chuyến, khách hàng, nhà cung cấp hoặc hạng mục phí nào. Nếu một hóa đơn đang chờ, đội ngũ cần biết hồ sơ vận hành nào còn thiếu xác nhận chi phí, bằng chứng giao hàng, xác nhận dịch vụ hoặc chứng từ hỗ trợ.
Vì sao bảng điều khiển phải kết nối với quy trình hằng ngày
Bảng điều khiển chỉ hữu ích khi phản ánh đúng trạng thái quy trình hằng ngày. Một lệnh vận tải đã hoàn tất có thể vẫn đang chờ bằng chứng giao hàng. Một lô hàng có thể vẫn đang chờ xác nhận chi phí. Một dịch vụ có thể vẫn đang chờ rà soát hóa đơn. Khi các trạng thái này hiển thị rõ, quản lý có thể thấy cả tiến độ vận hành và mức sẵn sàng tài chính.
Vì sao bảng điều khiển logistics và kế toán nên kết nối?
Bảng điều khiển logistics và kế toán nên kết nối vì doanh thu, chi phí, hóa đơn và hồ sơ thanh toán đều phát sinh từ công việc logistics thật. Một con số tài chính thiếu ngữ cảnh vận hành sẽ khó rà soát, còn một hồ sơ vận hành thiếu trạng thái kế toán cũng chưa hoàn chỉnh ở góc nhìn quản lý.
Báo cáo tách rời tạo khoảng trống thời điểm
Khi vận hành và kế toán dùng các file riêng, khoảng trống thời điểm sẽ xuất hiện. Vận hành có thể xác nhận chuyến hoặc lô hàng đã hoàn tất, trong khi kế toán vẫn chờ xác nhận chi phí hoặc chi tiết hóa đơn. Điều này có thể làm chậm xuất hóa đơn, rà soát thanh toán và báo cáo lợi nhuận.
Dữ liệu tách rời tạo khoảng trống ngữ cảnh
Một chi phí nhà cung cấp có thể xuất hiện trong kế toán, nhưng đội tài chính chưa biết ngay chi phí đó thuộc lô hàng, dịch vụ, chuyến, lệnh hay hạng mục chi phí chung nào. Điều này tạo thêm việc theo dõi giữa vận hành và tài chính.
Quản lý cần một góc nhìn vận hành chung
Quản lý cần góc nhìn kết nối giữa tiến độ vận hành và trạng thái tài chính. Lãnh đạo nên có thể xem lệnh đang hoạt động, lô hàng đã hoàn tất, hóa đơn đang chờ, công nợ phải thu, công nợ phải trả, doanh thu, chi phí và lợi nhuận mà không cần yêu cầu từng phòng ban dựng báo cáo riêng.
Bảng điều khiển nên hiển thị gì cho vận hành vận tải?
Với vận hành vận tải, bảng điều khiển nên hiển thị lệnh vận tải, chuyến, tài xế, xe, rơ-moóc, thời gian chờ, bằng chứng giao hàng, trạng thái hóa đơn, doanh thu, chi phí, công nợ phải thu, công nợ phải trả và bộ lọc báo cáo theo thời gian.
Khả năng nhìn thấy lệnh vận tải và chuyến
Bảng điều khiển vận tải nên giúp quản lý theo dõi trạng thái lệnh, vận hành hằng ngày, chuyến đã lên kế hoạch, chuyến đang hoạt động, chuyến đã hoàn tất, cập nhật tài xế, mức sẵn sàng xe, mức sẵn sàng rơ-moóc và trạng thái giao hàng. Điều này giúp vận hành hiểu công việc vận tải đang chạy bình thường hay đang chờ xử lý.
Trạng thái chi phí và hóa đơn vận tải
Dữ liệu kế toán vận tải nên kết nối doanh thu, chi phí vận tải, phụ phí, hóa đơn, công nợ phải thu và công nợ phải trả với đúng lệnh vận tải hoặc chuyến. Điều này giúp tài chính rà soát mức sẵn sàng hóa đơn và giúp quản lý hiểu công việc vận tải đã hoàn tất có được chuyển sang theo dõi tài chính đúng cách hay chưa.
Góc nhìn bảng điều khiển và kế toán trong Apollogix TMS
Apollogix TMS hỗ trợ lệnh vận tải, vận hành, quản lý giá, quản lý thiết bị, kế toán, bảng điều khiển và báo cáo. Điều này giúp đội vận tải kết nối thực hiện lệnh với doanh thu, chi phí, hóa đơn, công nợ phải thu, công nợ phải trả, hoạt động tài xế, trạng thái thiết bị, thời gian chờ, bằng chứng giao hàng và ngoại lệ vận hành.
Bảng điều khiển nên hiển thị gì cho vận hành giao nhận?
Với vận hành giao nhận, bảng điều khiển nên hiển thị đơn hàng, lô hàng, dịch vụ, dữ liệu đặt chỗ, sản lượng lô hàng, hóa đơn, công nợ phải thu, công nợ phải trả, đề nghị chi, doanh thu, chi phí, lợi nhuận theo đơn hàng hoặc lô hàng, hiệu quả theo khách hàng, hiệu quả theo tuyến và báo cáo.
Khả năng nhìn thấy đơn hàng, lô hàng và dịch vụ
Bảng điều khiển giao nhận nên giúp quản lý theo dõi trạng thái đơn hàng, trạng thái lô hàng, khối lượng dịch vụ, tiến độ đặt chỗ, hoạt động vận tải biển, hoạt động vận tải hàng không và hồ sơ vận hành đang chờ. Chỉ xem trạng thái lô hàng là chưa đủ. Bảng điều khiển cũng nên cho thấy chi phí, hóa đơn, dịch vụ và hồ sơ kế toán liên quan đã sẵn sàng hay chưa.
Rà soát chi phí, hóa đơn và lợi nhuận giao nhận
Dữ liệu kế toán trong giao nhận nên kết nối hóa đơn, công nợ phải thu, công nợ phải trả, đề nghị chi, doanh thu, chi phí và lợi nhuận với đúng đơn hàng, lô hàng, dịch vụ, khách hàng, nhà cung cấp hoặc tuyến. Điều này giúp quản lý rà soát hiệu quả tài chính theo từng hồ sơ thay vì chỉ nhìn tổng số.
Góc nhìn bảng điều khiển và kế toán trong Apollogix FMS
Apollogix FMS hỗ trợ quản lý khách hàng, vận tải biển, vận tải hàng không, dịch vụ, kinh doanh, đơn hàng, giá, kế toán, đề nghị chi, bảng điều khiển và báo cáo. Điều này giúp đội giao nhận kết nối hồ sơ vận hành với hóa đơn, công nợ phải thu, công nợ phải trả, theo dõi công nợ, doanh thu, chi phí, đề nghị chi và báo cáo lợi nhuận.
Nên đọc dữ liệu kế toán trên bảng điều khiển như thế nào?
Dữ liệu kế toán nên được đọc như trạng thái tài chính của công việc vận hành, không chỉ là báo cáo tài chính tách riêng.
Đọc doanh thu cùng ngữ cảnh hồ sơ
Doanh thu nên được rà soát cùng lệnh, lô hàng, dịch vụ hoặc chuyến đã tạo ra doanh thu đó. Điều này giúp quản lý hiểu khách hàng, tuyến, loại dịch vụ hoặc hoạt động nào tạo ra doanh thu.
Đọc chi phí cùng nguồn phát sinh
Chi phí nên truy vết được về nguồn vận hành. Một khoản chi có thể đến từ chuyến vận tải, phí hãng vận chuyển, hạng mục dịch vụ, hóa đơn nhà cung cấp, dịch vụ liên quan đến hải quan, xử lý hàng hóa, sửa chữa hoặc chi phí chung. Nếu thiếu dữ liệu nguồn, việc rà soát chi phí sẽ chậm hơn.
Đọc công nợ cùng trạng thái quy trình
Công nợ phải thu và công nợ phải trả nên được rà soát cùng trạng thái quy trình. Một khoản phải thu có thể bị chậm vì hóa đơn chưa sẵn sàng. Một khoản phải trả có thể cần rà soát vì chi phí nhà cung cấp thiếu ngữ cảnh hồ sơ. Bảng điều khiển kết nối giúp đội ngũ thấy hành động tiếp theo.
Lãnh đạo nên kiểm tra gì trước khi chọn bảng điều khiển này?
Lãnh đạo nên kiểm tra bảng điều khiển có kết nối rõ hồ sơ vận hành và hồ sơ kế toán hay không.
Kiểm tra kết nối dữ liệu
Bảng điều khiển nên kết nối lệnh, lô hàng, chuyến, dịch vụ, hóa đơn, chi phí, công nợ phải thu, công nợ phải trả và báo cáo. Nếu đội ngũ vẫn phải sao chép dữ liệu giữa nhiều file riêng, bảng điều khiển chưa đủ kết nối.
Kiểm tra mức sẵn sàng hóa đơn
Bảng điều khiển nên cho thấy lệnh, chuyến hoặc lô hàng đã hoàn tất có sẵn sàng xuất hóa đơn hay chưa. Mức sẵn sàng hóa đơn có thể phụ thuộc vào xác nhận chi phí, bằng chứng giao hàng, hoàn tất dịch vụ, chứng từ hỗ trợ và phê duyệt của khách hàng.
Kiểm tra khả năng truy vết tài chính
Doanh thu, chi phí, hóa đơn, công nợ phải thu, công nợ phải trả và đề nghị thanh toán nên truy vết được về đúng hồ sơ vận hành. Điều này quan trọng cho rà soát lợi nhuận.
Kiểm tra chất lượng báo cáo
Báo cáo nên giúp quản lý rà soát vận hành, tài chính, khối lượng công việc, hồ sơ đang chờ, mức sẵn sàng hóa đơn, áp lực chi phí, doanh thu, lợi nhuận và ngoại lệ mà không cần dựng báo cáo thủ công.
Khi nào doanh nghiệp logistics cần bảng điều khiển này?
Doanh nghiệp logistics cần bảng điều khiển kế toán tích hợp khi vận hành và kế toán không còn dùng chung một hồ sơ làm việc.
Hóa đơn bị chậm sau khi hoàn tất
Nếu chuyến, lệnh hoặc lô hàng đã hoàn tất nhưng hóa đơn vẫn bị chậm, doanh nghiệp cần kết nối tốt hơn giữa vận hành và kế toán.
Quản lý không thấy rõ lợi nhuận
Nếu dữ liệu doanh thu và chi phí nằm ở nhiều file riêng, quản lý có thể không tin tưởng báo cáo lợi nhuận theo hồ sơ.
Tài chính phải theo dõi thủ công quá nhiều
Nếu tài chính phải hỏi vận hành nhiều lần về ngữ cảnh hồ sơ, xác nhận chi phí, chứng từ hỗ trợ hoặc chi tiết hóa đơn, bảng điều khiển cần kết nối trạng thái quy trình rõ hơn.
Báo cáo mất quá nhiều thời gian chuẩn bị
Nếu báo cáo cần tổng hợp thủ công từ nhiều phòng ban, doanh nghiệp cần một quy trình bảng điều khiển và báo cáo có cấu trúc.
