Phần mềm vận hành giao nhận cho doanh nghiệp vừa và nhỏ giúp doanh nghiệp quản lý công việc hằng ngày giữa kinh doanh, vận hành, chứng từ, giá, kế toán, bảng điều khiển và báo cáo. Một doanh nghiệp giao nhận đang tăng trưởng cần nhiều hơn bảng tính và chuỗi email để kiểm soát yêu cầu khách hàng, báo giá, đặt chỗ, lô hàng, dịch vụ, chi phí, hóa đơn, công nợ phải thu, công nợ phải trả và báo cáo lợi nhuận. Khi mỗi đội giữ một phiên bản riêng của cùng một hồ sơ, việc kiểm soát lô hàng trở nên khó hơn và rà soát tài chính chậm hơn. Một quy trình FMS kết nối giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ giữ dữ liệu đơn hàng, lô hàng, dịch vụ và kế toán trong cùng một cấu trúc vận hành.
Phần mềm vận hành giao nhận cho doanh nghiệp vừa và nhỏ là gì?
Phần mềm vận hành giao nhận cho doanh nghiệp vừa và nhỏ là hệ thống quản lý giao nhận giúp doanh nghiệp kiểm soát quy trình từ yêu cầu khách hàng đến báo giá, đặt chỗ, thực hiện lô hàng, theo dõi dịch vụ, xuất hóa đơn và báo cáo.
Quản lý toàn bộ quy trình giao nhận
Một hồ sơ giao nhận thường đi qua nhiều giai đoạn. Yêu cầu khách hàng có thể trở thành báo giá. Báo giá có thể trở thành đơn hàng. Đơn hàng có thể kết nối với đặt chỗ, lô hàng, công việc dịch vụ, dòng chi phí, hóa đơn, công nợ phải thu, công nợ phải trả và báo cáo. Nếu các hồ sơ này được quản lý tách rời, doanh nghiệp có thể hoàn tất lô hàng nhưng vẫn khó xác nhận chi phí, xuất hóa đơn hoặc rà soát lợi nhuận.
Vì sao doanh nghiệp vừa và nhỏ cần một hồ sơ kết nối
Doanh nghiệp giao nhận vừa và nhỏ thường vận hành với đội ngũ gọn, một người có thể xử lý nhiều vai trò. Cách này có thể phù hợp khi sản lượng còn thấp. Khi doanh nghiệp tăng trưởng, đội ngũ cần một hồ sơ kết nối để kinh doanh, vận hành, chứng từ, giá, kế toán và quản lý cùng theo dõi. Điều này giúp giảm nhập liệu lặp lại, bàn giao không rõ và dựng báo cáo thủ công.
Vì sao doanh nghiệp giao nhận vừa và nhỏ cần phần mềm vận hành?
Doanh nghiệp giao nhận vừa và nhỏ cần phần mềm vận hành vì kiểm soát hồ sơ thủ công trở nên kém tin cậy khi khách hàng, báo giá, đặt chỗ, lô hàng, dịch vụ, chi phí, hóa đơn và báo cáo nằm ở nhiều file riêng.
Công việc thủ công tạo khoảng trống bàn giao
Quy trình thủ công thường tạo khoảng trống giữa các đội. Kinh doanh có thể xác nhận báo giá nhưng vận hành chưa nhận đủ phạm vi dịch vụ. Chứng từ có thể chuẩn bị hồ sơ lô hàng nhưng kế toán vẫn chờ hạng mục phí. Một dịch vụ có thể đã hoàn tất nhưng chi phí liên quan chưa được gắn vào đơn hàng. Những khoảng trống này không phải lúc nào cũng làm lô hàng dừng lại, nhưng khiến kiểm soát, xuất hóa đơn và báo cáo khó hơn.
Tăng trưởng làm vận hành phức tạp hơn
Khi sản lượng lô hàng tăng, doanh nghiệp phải xử lý nhiều khách hàng, nhà cung cấp, đại lý, hãng vận chuyển, tuyến, loại dịch vụ và hồ sơ hóa đơn hơn. Sản lượng tăng cũng đồng nghĩa với nhiều điểm bàn giao hơn. Nếu thiếu hệ thống có cấu trúc, quản lý có thể phải hỏi từng bộ phận để hiểu trạng thái thật của một hồ sơ.
Rà soát tài chính phụ thuộc vào dữ liệu vận hành sạch
Rà soát lợi nhuận giao nhận phụ thuộc vào cả dữ liệu doanh thu và chi phí. Nếu doanh thu nằm ở một file và chi phí nằm ở nơi khác, quản lý khó đánh giá lợi nhuận theo hồ sơ một cách tự tin. Phần mềm vận hành giúp giữ ngữ cảnh hồ sơ kết nối từ báo giá đến lô hàng, dịch vụ, hóa đơn và báo cáo.
Phần mềm nên bao gồm những quy trình nào?
Phần mềm vận hành giao nhận cho doanh nghiệp vừa và nhỏ nên bao gồm quản lý khách hàng, quản lý báo giá, kiểm soát đặt chỗ, quản lý đơn hàng, vận hành lô hàng, quản lý dịch vụ, quản lý giá, kế toán, bảng điều khiển và báo cáo.
Quản lý khách hàng và đối tác
Hệ thống nên lưu khách hàng, nhà cung cấp, đại lý nước ngoài, hãng tàu, hãng hàng không, đơn vị vận tải, kho bãi và đối tác dịch vụ trong một cơ sở dữ liệu. Dữ liệu khách hàng và đối tác sạch giúp đội ngũ dùng lại cùng một thông tin trong báo giá, đơn hàng, lô hàng, hóa đơn và báo cáo.
Quản lý báo giá và đơn hàng
Quản lý báo giá giúp đội kinh doanh chuẩn bị báo giá khách hàng, quản lý cước vận chuyển, phụ phí địa phương, thời hạn hiệu lực, tiền tệ, điều khoản thanh toán và phạm vi dịch vụ. Quản lý đơn hàng sau đó kết nối phần việc thương mại đã duyệt với lô hàng, dịch vụ và kế toán. Kết nối này giúp giảm bàn giao không rõ từ kinh doanh sang vận hành.
Quản lý đặt chỗ và lô hàng
Quản lý đặt chỗ và lô hàng giúp đội ngũ theo dõi số đặt chỗ, hãng vận chuyển, tuyến, thông tin công-te-nơ, số lô hàng, vận đơn nhà, dữ liệu gom hàng, chiều nhập khẩu hoặc xuất khẩu, phương thức giao hàng, các bên liên quan, trạng thái lô hàng và ghi chú vận hành. Điều này cho đội ngũ góc nhìn có cấu trúc về thực hiện lô hàng.
Quản lý dịch vụ
Hồ sơ giao nhận thường bao gồm dịch vụ liên quan đến hải quan, vận tải nội địa, xử lý hàng hóa, chứng từ, xử lý kho, phối hợp giao hàng hoặc dịch vụ khác. Mỗi dịch vụ nên được liên kết với trạng thái, chi phí, giá bán và mức sẵn sàng hóa đơn. Điều này giúp vận hành và kế toán hiểu công việc nào đã hoàn tất và việc nào còn cần theo dõi.
Giá và kế toán nên hỗ trợ vận hành như thế nào?
Giá và kế toán nên hỗ trợ vận hành giao nhận bằng cách kết nối giá mua, giá bán, hồ sơ chi phí, hóa đơn, công nợ phải thu, công nợ phải trả, đề nghị chi và báo cáo lợi nhuận với đúng đơn hàng hoặc lô hàng.
Kiểm soát giá và chi phí
Dữ liệu giá nên giúp đội ngũ quản lý giá mua, giá bán, chi phí hãng vận chuyển, giá theo tuyến, giá theo loại công-te-nơ, chi phí dịch vụ và tham chiếu báo giá. Khi dữ liệu giá kết nối với đơn hàng và lô hàng, doanh nghiệp có thể rà soát doanh thu và chi phí với ngữ cảnh rõ hơn.
Kiểm soát hóa đơn và công nợ phải thu
Kế toán nên giúp đội ngũ tạo hóa đơn từ đơn hàng, lô hàng và dịch vụ. Hệ thống cũng nên giúp theo dõi công nợ phải thu, công nợ khách hàng, trạng thái hóa đơn, theo dõi thanh toán và mức sẵn sàng hóa đơn. Điều này giúp tài chính tránh làm việc từ các ghi chú hồ sơ rời rạc.
Kiểm soát công nợ phải trả và đề nghị chi
Đội giao nhận cũng cần kiểm soát chi phí nhà cung cấp, công nợ phải trả và đề nghị chi. Một đề nghị chi nên thể hiện đơn hàng, lô hàng, dịch vụ, nhà cung cấp hoặc hạng mục chi phí nào tạo ra nhu cầu thanh toán. Điều này cải thiện khả năng truy vết chi phí và giúp quản lý rà soát hồ sơ tài chính cùng ngữ cảnh vận hành.
Apollogix FMS hỗ trợ doanh nghiệp giao nhận vừa và nhỏ như thế nào?
Apollogix FMS hỗ trợ doanh nghiệp giao nhận vừa và nhỏ thông qua các quy trình kết nối cho quản lý khách hàng, vận tải biển, vận tải hàng không, dịch vụ, kinh doanh, đơn hàng, giá, kế toán, đề nghị chi, bảng điều khiển và báo cáo.
Quy trình khách hàng, kinh doanh và đơn hàng
Apollogix FMS giúp đội ngũ quản lý dữ liệu khách hàng, hoạt động kinh doanh, báo giá và đơn hàng. Đơn hàng có thể kết nối thông tin thương mại với dữ liệu lô hàng, dịch vụ và kế toán, giúp doanh nghiệp có cách rõ hơn để quản lý từng hồ sơ từ lúc được duyệt đến lúc thực hiện.
Vận tải biển, vận tải hàng không và dịch vụ
Apollogix FMS hỗ trợ quy trình vận tải biển, vận tải hàng không và dịch vụ. Điều này giúp doanh nghiệp quản lý hồ sơ lô hàng, thông tin vận chuyển, công việc dịch vụ, trạng thái vận hành và dữ liệu liên quan trong một cấu trúc. Hệ thống phù hợp với đội ngũ cần quản lý nhiều loại lô hàng và nhiều hoạt động dịch vụ.
Kế toán, bảng điều khiển và báo cáo
Apollogix FMS kết nối dữ liệu vận hành với kế toán, bảng điều khiển và báo cáo. Điều này giúp đội ngũ rà soát hóa đơn, công nợ phải thu, công nợ phải trả, đề nghị chi, doanh thu, chi phí, lợi nhuận, hoạt động khách hàng, hiệu suất tuyến, sản lượng lô hàng và khối lượng dịch vụ từ các hồ sơ được kết nối.
Doanh nghiệp nên rà soát những báo cáo nào?
Doanh nghiệp giao nhận vừa và nhỏ nên rà soát các báo cáo kết nối sản lượng lô hàng, trạng thái đơn hàng, khối lượng dịch vụ, doanh thu, chi phí, lợi nhuận, hiệu quả khách hàng, hiệu quả tuyến, hiệu suất kinh doanh và mức sẵn sàng hóa đơn.
Báo cáo lô hàng và đơn hàng
Báo cáo lô hàng và đơn hàng giúp quản lý xem hồ sơ đang hoạt động, lô hàng đã hoàn tất, hồ sơ nháp, dịch vụ đang chờ và trạng thái đơn hàng. Các báo cáo này giúp doanh nghiệp hiểu vận hành hằng ngày đang chạy bình thường hay đang chờ xử lý.
Báo cáo doanh thu, chi phí và lợi nhuận
Báo cáo doanh thu, chi phí và lợi nhuận giúp lãnh đạo rà soát hiệu quả tài chính theo đơn hàng, lô hàng, khách hàng, tuyến hoặc nhân sự kinh doanh. Các báo cáo này chỉ hữu ích khi dữ liệu chi phí và doanh thu được gắn đúng hồ sơ vận hành.
Báo cáo khách hàng và tuyến
Báo cáo khách hàng và tuyến giúp quản lý hiểu khách hàng, tuyến và loại dịch vụ nào tạo ra nhiều khối lượng công việc và doanh thu. Điều này hỗ trợ lập kế hoạch kinh doanh và phân bổ nguồn lực vận hành tốt hơn.
Báo cáo bàn giao và mức sẵn sàng hóa đơn
Báo cáo bàn giao và mức sẵn sàng hóa đơn giúp đội ngũ phát hiện hồ sơ đã hoàn tất về vận hành nhưng chưa sẵn sàng về tài chính. Các trường hợp này có thể gồm lô hàng thiếu xác nhận chi phí, dịch vụ thiếu dữ liệu hóa đơn, hóa đơn chưa tạo hoặc công nợ phải thu cần theo dõi.
Khi nào doanh nghiệp giao nhận vừa và nhỏ cần phần mềm này?
Doanh nghiệp giao nhận vừa và nhỏ cần phần mềm vận hành giao nhận khi sản lượng hồ sơ, độ phức tạp lô hàng, hoạt động dịch vụ, khối lượng hóa đơn và nhu cầu báo cáo trở nên khó quản lý thủ công.
Sản lượng hồ sơ đang tăng
Khi sản lượng hồ sơ tăng, doanh nghiệp phải quản lý nhiều khách hàng, báo giá, đặt chỗ, lô hàng, dịch vụ, chi phí và hóa đơn hơn. Theo dõi thủ công trở nên kém tin cậy.
Nhiều đội cùng xử lý một hồ sơ
Khi kinh doanh, vận hành, chứng từ, giá và kế toán cùng xử lý một hồ sơ, hệ thống dùng chung trở nên quan trọng. Hệ thống giúp giảm cập nhật trùng lặp và trách nhiệm không rõ.
Xuất hóa đơn và rà soát lợi nhuận mất quá nhiều thời gian
Nếu hóa đơn bị chậm sau khi lô hàng hoàn tất, hoặc báo cáo lợi nhuận cần kiểm tra thủ công qua nhiều file, doanh nghiệp cần kết nối vận hành và kế toán tốt hơn.
Báo cáo quản lý khó chuẩn bị
Nếu báo cáo quản lý cần tổng hợp thủ công từ bảng tính, email và cập nhật của từng bộ phận, doanh nghiệp cần quy trình báo cáo FMS có cấu trúc.
