Phần mềm Redlane cho hoạt động logistics ưu tiên
Phần mềm Redlane trong logistics là gì?
Phần mềm Redlane, trong ngữ cảnh nội dung này, đề cập đến một phương pháp workflow hoặc dashboard giúp đội ngũ logistics xác định và quản lý các trường hợp ưu tiên, lô hàng khẩn cấp, ngoại lệ giao hàng và chậm trễ vận hành.
Từ khóa phần mềm redlane không nên được hiểu là tên sản phẩm đã được xác nhận của Apollogix, trừ khi doanh nghiệp định nghĩa nội bộ theo cách đó. Trong bài viết này, phần mềm redlane được sử dụng như một khái niệm thực tế để quản lý các trường hợp “red lane” trong hoạt động logistics.
Một trường hợp red lane có thể bao gồm lô hàng bị chậm, công việc vận tải đang chờ xử lý, vấn đề thông quan, thiếu chứng từ, giao hàng thất bại, khiếu nại hoặc escalations từ khách hàng, ngoại lệ chi phí, hoặc bất kỳ công việc nào cần được đội ngũ vận hành chú ý ngay lập tức.
Vì sao các trường hợp Red Lane cần một hệ thống?
Các trường hợp red lane cần một hệ thống vì các vấn đề logistics khẩn cấp có thể bị bỏ sót khi đội ngũ làm việc qua tin nhắn chat, cuộc gọi điện thoại, bảng tính và các báo cáo riêng lẻ.
Một lô hàng có thể đang chờ chứng từ. Tài xế có thể bị chậm. Container có thể bị giữ tại cảng. Khách hàng có thể cần cập nhật giao hàng khẩn cấp. Một công việc có thể đang tạo ra thời gian chờ hoặc chi phí phát sinh. Nếu những trường hợp này không được đánh dấu rõ ràng, đội ngũ có thể chỉ nhận ra sau khi vấn đề dịch vụ đã ảnh hưởng đến khách hàng.
Workflow redlane giúp đội ngũ tách các công việc bình thường khỏi các công việc khẩn cấp cần hành động ngay.
Vì sao phần mềm Redlane quan trọng với đội ngũ logistics?
Phần mềm Redlane quan trọng vì hoạt động logistics thay đổi nhanh trong ngày.
Một công việc có vẻ bình thường vào buổi sáng có thể trở nên khẩn cấp vào buổi chiều. Một đơn giao hàng có thể bị lỡ thời gian dự kiến. Một chứng từ hải quan có thể bị chậm. Tài xế có thể chờ quá lâu tại kho hoặc cảng. Khách hàng có thể yêu cầu cập nhật ngay lập tức. Đội ngũ tài chính có thể cần biết liệu chi phí phát sinh có đang được tạo ra hay không.
Nếu không có workflow ưu tiên rõ ràng, đội ngũ có thể mất nhiều thời gian để hỏi “chuyện gì đã xảy ra?” hơn là giải quyết vấn đề.
Các vấn đề thường gặp khi không có khả năng hiển thị Red Lane
Vấn đề đầu tiên là mức độ ưu tiên không rõ ràng. Đội ngũ có thể có nhiều lô hàng và công việc vận tải đang hoạt động, nhưng không có cách đơn giản để thấy trường hợp nào cần chú ý ngay lập tức.
Vấn đề thứ hai là việc theo dõi lặp lại. Bộ phận chăm sóc khách hàng có thể hỏi vận hành, vận hành có thể hỏi điều phối, điều phối có thể gọi tài xế, và ban quản lý có thể phải chờ cập nhật thủ công.
Vấn đề thứ ba là escalations bị chậm. Một trường hợp chậm trễ, thiếu POD, vấn đề hải quan, thời gian chờ, rủi ro demurrage hoặc vấn đề xuất hóa đơn có thể không được escalated đủ sớm.
Vấn đề thứ tư là rủi ro chi phí. Nếu một trường hợp red lane tạo ra thời gian chờ, lưu kho, detention, demurrage, vận tải bổ sung hoặc chi phí nhà cung cấp ngoài kế hoạch, tài chính có thể chỉ thấy tác động vào giai đoạn sau.
Vấn đề thứ năm là báo cáo yếu. Ban quản lý có thể không biết khách hàng, tuyến đường, loại dịch vụ, đội ngũ hoặc nhà cung cấp nào tạo ra các trường hợp red lane lặp lại.
Ban quản lý cần thấy gì?
Ban quản lý cần thấy trạng thái ưu tiên, mã tham chiếu lô hàng, công việc vận tải, trạng thái chuyến đi, khách hàng, đội ngũ phụ trách, lý do ngoại lệ, thời gian chờ, tác động giao hàng, tác động chi phí, trạng thái cập nhật khách hàng, mức độ sẵn sàng xuất hóa đơn và các ngoại lệ trong báo cáo.
Điều này giúp COO kiểm soát việc thực thi dịch vụ và giúp CFO hiểu sớm hơn về rủi ro chi phí, chậm trễ xuất hóa đơn và rủi ro biên lợi nhuận.
Phần mềm Redlane nên bao gồm những gì?
Phần mềm Redlane nên bao gồm gắn thẻ ưu tiên, khả năng hiển thị lô hàng, trạng thái công việc vận tải, theo dõi ngoại lệ, cập nhật khách hàng, tín hiệu chi phí, tác động hóa đơn, cảnh báo dashboard và báo cáo.
Mục tiêu không chỉ là đánh dấu một trường hợp là khẩn cấp. Mục tiêu là giúp đội ngũ hiểu vì sao trường hợp đó khẩn cấp, ai phụ trách hành động tiếp theo, và nó có thể tạo ra tác động gì.
Gắn thẻ ưu tiên và trạng thái trường hợp
Gắn thẻ ưu tiên giúp đội ngũ xác định lô hàng, công việc, chuyến đi, chứng từ hoặc trường hợp giao hàng nào cần được chú ý.
Một trường hợp có thể được đánh dấu là red lane vì bị chậm, bị chặn, thiếu chứng từ, chờ phê duyệt, chờ hành động từ khách hàng, chờ giải phóng hàng hoặc đang tạo ra chi phí phát sinh.
Trạng thái rõ ràng giúp vận hành quyết định cần xử lý việc gì trước.
Khả năng hiển thị lô hàng và vận tải
Khả năng hiển thị lô hàng và vận tải giúp đội ngũ hiểu vấn đề đang xảy ra ở đâu.
Đối với đội ngũ freight forwarding, điều này có thể bao gồm trạng thái lô hàng, trạng thái booking, service task, theo dõi chứng từ, trạng thái thông quan, job order, trạng thái kế toán và cập nhật khách hàng.
Đối với đội ngũ vận tải, điều này có thể bao gồm công việc vận tải, chuyến đi, tài xế, phương tiện, container, rơ moóc, thời gian chờ, bằng chứng giao hàng, trạng thái thiết bị và tóm tắt chuyến đi.
Workflow ngoại lệ và escalations
Workflow ngoại lệ và escalations giúp đội ngũ hành động trước khi chậm trễ trở thành khiếu nại của khách hàng.
Một workflow redlane hữu ích nên hiển thị lý do ngoại lệ, đội ngũ chịu trách nhiệm, hành động tiếp theo, người phụ trách escalation, thời gian mục tiêu để xử lý và trạng thái giao tiếp với khách hàng.
Điều này giúp đội ngũ tránh tình trạng trách nhiệm không rõ ràng.
Tác động đến chi phí, hóa đơn và báo cáo
Các trường hợp red lane thường tạo ra tác động tài chính.
Thời gian chờ, dịch vụ bổ sung, chỉnh sửa chứng từ, điều phối lại vận tải, lưu kho, detention, demurrage hoặc các hạng mục tính phí bị bỏ sót có thể ảnh hưởng đến biên lợi nhuận. Nếu các tín hiệu này không được kết nối với chi phí công việc và mức độ sẵn sàng xuất hóa đơn, tài chính có thể xem xét vấn đề quá muộn.
Dashboard redlane nên giúp ban quản lý thấy cả tác động vận hành và tác động tài chính.
Apollogix hỗ trợ workflow Redlane trong logistics như thế nào?
Apollogix hỗ trợ workflow redlane bằng cách kết nối lô hàng, công việc vận tải, service task, chuyến đi, tài xế, phương tiện, thời gian chờ, bằng chứng giao hàng, kế toán, thông báo, dashboard và báo cáo thông qua TMS và FMS.
TMS là viết tắt của Transportation Management System. Apollogix TMS giúp các công ty vận tải quản lý công việc vận tải, lập kế hoạch vận hành, phân bổ, tài xế, phương tiện, rơ moóc, container, thời gian chờ, bằng chứng giao hàng, kế toán, dashboard và báo cáo.
FMS là viết tắt của Freight Management System. Apollogix FMS giúp các công ty giao nhận quản lý lô hàng, vận tải biển, vận tải hàng không, service task, báo giá, booking, job order, kế toán, yêu cầu chi tiền, thông báo, báo cáo, phân quyền người dùng và thiết lập hệ thống.
Điều này hỗ trợ vận hành như thế nào?
Đội ngũ vận hành có thể sử dụng workflow redlane để xác định các trường hợp khẩn cấp sớm hơn.
Thay vì kiểm tra nhiều bảng tính, tin nhắn chat và báo cáo thủ công, đội ngũ có thể xem trạng thái lô hàng, trạng thái chuyến đi, service task, theo dõi chứng từ, thời gian chờ, POD và hành động đang chờ xử lý trong một workflow được kết nối.
Điều này giúp giảm các cập nhật bị bỏ sót và escalations chậm.
Điều này hỗ trợ chăm sóc khách hàng như thế nào?
Đội ngũ chăm sóc khách hàng có thể sử dụng trạng thái redlane để cập nhật cho khách hàng nhanh hơn và rõ ràng hơn.
Nếu một lô hàng bị chậm, đội ngũ có thể thấy lý do. Nếu một chuyến đi đang chờ, đội ngũ có thể kiểm tra trạng thái hiện tại. Nếu thiếu chứng từ, đội ngũ có thể yêu cầu đúng tài liệu cần thiết. Nếu thiếu POD, đội ngũ có thể theo dõi trước khi việc xuất hóa đơn bị chậm.
Điều này hỗ trợ CFO và COO như thế nào?
COO có thể sử dụng dữ liệu redlane để xem xét các điểm nghẽn dịch vụ, lô hàng bị chậm, vấn đề vận tải, escalations từ khách hàng và khối lượng công việc của đội ngũ.
CFO có thể sử dụng dữ liệu redlane để xem xét rủi ro chi phí, các khoản chưa xuất hóa đơn, mức độ sẵn sàng xuất hóa đơn, khoản phải thu, khoản phải trả và tín hiệu biên lợi nhuận.
Khi các trường hợp redlane được kết nối với vận hành và tài chính, ban quản lý có thể hành động sớm hơn và xem xét nguyên nhân gốc rễ rõ ràng hơn.
Doanh nghiệp nào cần phần mềm Redlane nhất?
Các doanh nghiệp có nhiều lô hàng, công việc vận tải, khách hàng, chứng từ, phương tiện, hóa đơn và cam kết dịch vụ là những đơn vị cần phần mềm Redlane nhất.
Điều này bao gồm các công ty giao nhận, công ty vận tải đường bộ, công ty vận tải container, nhà cung cấp 3PL, nhà cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu, nhà phân phối, đội xe giao hàng và đội ngũ logistics nội bộ trong các nhà sản xuất.
Khi nào nhu cầu trở nên rõ ràng?
Nhu cầu trở nên rõ ràng khi các trường hợp khẩn cấp được xử lý thủ công.
Nếu chăm sóc khách hàng phải hỏi vận hành về từng trường hợp chậm trễ, vận hành phải hỏi điều phối về từng vấn đề chuyến đi, tài chính phải chờ POD hoặc xác nhận chi phí, và ban quản lý chỉ thấy các trường hợp red lane trong báo cáo thủ công, doanh nghiệp đã có khoảng trống về khả năng hiển thị.
Workflow redlane giúp giảm những khoảng trống này bằng cách kết nối dữ liệu vận hành, tài chính và báo cáo.
Lợi ích kinh doanh
Phần mềm Redlane giúp các công ty logistics cải thiện khả năng hiển thị mức độ ưu tiên, giảm việc theo dõi lặp lại, quản lý ngoại lệ sớm hơn, cập nhật khách hàng nhanh hơn và kết nối vận hành với tài chính.
Nó cũng giúp ban quản lý hiểu liệu các trường hợp red lane là sự cố riêng lẻ hay là vấn đề workflow lặp lại.
