Operation Automation Có Nghĩa Là Gì Với SME Forwarder?
Freight Forwarding SME Operation Automation là việc dùng workflow hệ thống để giảm thao tác thủ công lặp lại giữa quotation, job order, shipment, service, accounting và report.
Với freight forwarder vừa và nhỏ, vấn đề thường không phải là thiếu việc. Vấn đề là quá nhiều việc phụ thuộc vào cập nhật lặp lại giữa các nhân sự. Một yêu cầu khách hàng trở thành quotation. Quotation trở thành job order. Job order kết nối với shipment, service, chi phí, invoice và report.
Khi các bước này xử lý thủ công, cùng một thông tin có thể bị copy nhiều lần. Dữ liệu khách hàng có thể phải nhập lại khi tạo shipment. Chi phí service có thể được cập nhật trong file riêng. Accounting có thể phải hỏi Operations trước khi lập invoice. Management có thể phải chờ đến cuối tuần mới xem được lợi nhuận job.
Operation automation giúp giảm khoảng trống này bằng cách để từng workflow chuyển dữ liệu sang bước tiếp theo với ít thao tác kiểm tra lặp lại hơn.
Cách hiểu đơn giản
Freight Forwarding SME Operation Automation giúp SME forwarder giảm việc lặp lại bằng cách kết nối quotation, shipment, service, accounting và report.
Vì Sao SME Forwarder Cần Kiểm Soát Workflow Tốt Hơn?
SME forwarder cần kiểm soát workflow tốt hơn vì đội nhỏ thường phải quản lý nhiều shipment, khách hàng, vendor và service task trong thời gian hạn chế.
Trong công việc forwarding hằng ngày, một đội có thể xử lý yêu cầu khách hàng, carrier booking, cập nhật shipment, trucking service, dịch vụ liên quan đến hải quan, chi phí vendor, invoice và report. Khi mỗi bước phụ thuộc vào tracking thủ công, đội ngũ có thể rất bận nhưng chưa chắc đã kiểm soát tốt.
Một shipment có thể đang active nhưng chi phí service liên quan chưa được cập nhật. Invoice khách hàng có thể bị chờ vì Accounting cần xác nhận chi phí. Thanh toán vendor có thể bị chậm vì đề nghị chi chưa rõ. Report có thể chưa thể hiện đúng margin job vì chi phí phát sinh được thêm trễ.
Kiểm soát workflow tốt hơn cho SME forwarder cách thực tế để bảo vệ thời gian, giảm thiếu dữ liệu và xem hiệu suất job sớm hơn.
Giá trị kinh doanh
Giá trị không chỉ là tiết kiệm thời gian. Giá trị là làm cho dữ liệu shipment, service, chi phí, invoice và lợi nhuận dễ tin hơn.
Apollogix Hỗ Trợ Workflow SME Forwarding Như Thế Nào?
Apollogix hỗ trợ workflow SME forwarding bằng cách kết nối dữ liệu Client, Quotation, Job Order, Shipment, Service, Accounting, Spend Money Request, Dashboard, Report và Administration.
Trong Apollogix FMS, dữ liệu khách hàng và đối tác có thể được chọn khi tạo Quotation, Job Order, Shipment và Accounting. Shipment record có thể liên kết với Consol, Job Order, Service và Accounting. Workflow Service có thể ghi nhận Customs, Trucking, Handling và Other services, bao gồm cost, selling price, trạng thái service và lịch sử.
Workflow Accounting có thể tạo invoice từ Job, Shipment và Service. Phần này cũng hỗ trợ account receivable, account payable, theo dõi công nợ, doanh thu và chi phí theo job, và xuất dữ liệu cho nhu cầu kế toán. Spend Money Request giúp đội ngũ tạo đề nghị thanh toán hoặc tạm ứng, liên kết với job hoặc shipment và theo dõi trạng thái duyệt.
Cấu trúc này giúp SME forwarder giảm nhập lại dữ liệu và giữ hồ sơ kinh doanh gần hơn với luồng vận hành thực tế.
Giá trị xuất hiện ở đâu?
Giá trị xuất hiện khi dữ liệu khách hàng, shipment record, chi phí service, invoice, đề nghị chi và report được kết nối.
SME Forwarder Nào Cần Operation Automation Nhất?
SME forwarder quản lý nhiều shipment, quotation, service, chi phí vendor, invoice khách hàng, đề nghị thanh toán và report là nhóm cần operation automation nhất.
Nhu cầu trở nên rõ ràng khi management không thể trả lời nhanh các câu hỏi hằng ngày. Shipment nào đang active? Job order nào còn pending? Service nào chưa hoàn tất? Chi phí nào chưa được kiểm tra? Invoice nào đang chờ? Đề nghị chi nào cần duyệt? Job nào có rủi ro margin?
Ocean freight forwarder cần nó khi consolidation, shipment, service và accounting record phải được kết nối. Air freight forwarder cần nó khi lịch bay, trạng thái shipment, service và invoice thay đổi nhanh. Đội SME 3PL cần nó khi thực hiện service và billing liên quan đến nhiều người.
Với đội COO, operation automation giúp giảm khoảng trống bàn giao. Với đội CFO, nó kết nối hoạt động vận hành với doanh thu, chi phí, phải thu, phải trả và lợi nhuận job.
