Supply Chain & Logistics: Là Gì Và Cách Hàng Hóa Di Chuyển
Supply Chain & Logistics là dòng chảy của hàng hóa, thông tin, chứng từ và chi phí từ nhà cung cấp đến khách hàng. Supply chain là mạng lưới rộng hơn, kết nối sourcing, sản xuất, tồn kho, vận tải, giao hàng và nhu cầu khách hàng. Logistics là lớp vận hành giúp hàng hóa di chuyển thông qua vận tải, freight forwarding, phối hợp kho, theo dõi shipment, xử lý chứng từ và kiểm soát giao hàng.
Với doanh nghiệp logistics, câu hỏi quan trọng nhất rất thực tế. Đội ngũ có nhìn được hàng nào đang di chuyển, đang ở đâu, ai phụ trách, chi phí nào đi kèm và khách hàng đã được cập nhật đúng chưa? Khi các thông tin này được quản lý rõ, hoạt động supply chain sẽ dễ kiểm soát hơn.
Supply Chain & Logistics Là Gì?
Supply Chain & Logistics là quá trình kết hợp để quản lý cách hàng hóa, thông tin, chứng từ và chi phí di chuyển từ điểm xuất phát đến khách hàng cuối.
Sự khác nhau giữa supply chain và logistics
Supply chain là mạng lưới kinh doanh rộng hơn. Nó bao gồm nhà cung cấp, nhà sản xuất, nhà nhập khẩu, nhà xuất khẩu, kho, hãng vận chuyển, forwarder và khách hàng. Supply chain nhìn vào cách nhu cầu được lập kế hoạch, hàng hóa được mua vào, tồn kho được bố trí và sản phẩm được đưa ra thị trường.
Logistics mang tính vận hành nhiều hơn. Nó tập trung vào dòng chảy vật lý và dòng thông tin cần thiết để di chuyển hàng hóa. Phần này bao gồm freight forwarding, phối hợp nghiệp vụ hải quan, lập kế hoạch vận tải, xử lý container, theo dõi shipment, proof of delivery, dữ liệu hóa đơn và báo cáo giao hàng.
Cách hiểu đơn giản về khái niệm này
Supply chain trả lời câu hỏi: doanh nghiệp đưa hàng ra thị trường bằng cách nào? Logistics trả lời câu hỏi: hàng hóa đó di chuyển thế nào cho đúng, đúng thời điểm, đủ chứng từ và kiểm soát được chi phí?
Vì Sao Supply Chain & Logistics Quan Trọng Với Kiểm Soát Doanh Nghiệp?
Supply Chain & Logistics quan trọng vì dịch vụ khách hàng, kiểm soát chi phí, ghi nhận doanh thu và rủi ro vận hành đều bị ảnh hưởng bởi cách hàng hóa di chuyển.
Tác động kinh doanh khi thiếu visibility logistics
Khi dữ liệu logistics không rõ, ban quản lý không thể nhìn đúng trạng thái của shipment, job vận tải, container, tài xế, chi phí hoặc hóa đơn. Một shipment có thể đang chạy, nhưng cập nhật cho khách hàng lại chậm. Một container có thể sắp hết free time, nhưng cảnh báo không đến đúng bộ phận. Một chi phí dịch vụ có thể đã phát sinh, nhưng đội billing không thấy kịp thời.
Điều này tạo ra khoảng cách giữa vận hành và tài chính. Operations có thể biết shipment đang khó xử lý. Finance có thể chỉ thấy vấn đề khi biên lợi nhuận giảm hoặc billing bị chậm. Ban quản lý có thể chỉ nhận ra sự cố khi khách hàng phản ánh.
Vấn đề kiểm soát phía sau quy trình
Vấn đề thật sự không chỉ là di chuyển hàng hóa. Vấn đề thật sự là giữ cho trạng thái shipment, dữ liệu chi phí, người phụ trách, chứng từ và cập nhật khách hàng được kết nối trong khi hàng đang di chuyển.
Apollogix Hỗ Trợ Vận Hành Logistics Trong Supply Chain Như Thế Nào?
Apollogix hỗ trợ vận hành logistics bằng cách giúp đội ngũ quản lý job vận tải, shipment, booking, pricing, service, accounting và report trong các workflow có cấu trúc.
TMS và FMS nằm ở đâu trong workflow
Transportation Management System, hay TMS, là hệ thống giúp doanh nghiệp quản lý job vận tải, kế hoạch operation, phân công tài xế, phương tiện, quản lý giá cước, kế toán, báo cáo và phân quyền người dùng. Trong Apollogix TMS, ban quản lý có thể xem jobs, containers, trips, drivers, equipment, waiting time, trip summary và container demurrage từ hoạt động vận tải.
Freight Management System, hay FMS, là hệ thống giúp freight forwarder quản lý shipment, quotation, booking, job order, ocean freight, air freight, service, accounting và report. Trong Apollogix FMS, dữ liệu shipment có thể kết nối với consol, job order, chi phí service, invoice, account receivable và account payable.
Vì sao điều này quan trọng với vận hành hằng ngày
Supply chain visibility chỉ thật sự hữu ích khi đội ngũ có thể hành động dựa trên dữ liệu đó. Apollogix tập trung vào lớp vận hành, nơi Sales, Operations, Pricing, Accounting và Management cần cùng một nguồn dữ liệu để đẩy công việc đi tiếp.
Đội Logistics Cần Quản Lý Những Dữ Liệu Nào?
Đội logistics cần quản lý dữ liệu khách hàng, dữ liệu shipment, dữ liệu job vận tải, booking, tuyến, chi phí dịch vụ, hóa đơn, trạng thái giao hàng và báo cáo.
Những dữ liệu giữ cho vận hành được kết nối
Một workflow logistics phụ thuộc vào nhiều bản ghi liên kết với nhau. Dữ liệu khách hàng xác định các bên liên quan. Dữ liệu shipment xác định hàng gì đang di chuyển. Dữ liệu booking xác định carrier, tuyến, container và lịch trình. Dữ liệu job vận tải xác định cách việc vận chuyển được thực hiện. Dữ liệu service ghi nhận customs, trucking, handling và các công việc khác. Dữ liệu accounting ghi nhận doanh thu, chi phí, hóa đơn, phải thu và phải trả.
Khi các bản ghi này rời rạc, đội ngũ phải mất thời gian kiểm tra, hỏi lại và dựng lại thông tin. Khi các bản ghi được kết nối, mỗi bộ phận có thể làm việc trên cùng một hồ sơ vận hành.
Vì sao báo cáo nên đi ra từ dữ liệu vận hành
Báo cáo không nên chỉ được dựng vào cuối tháng. Báo cáo nên đi ra từ dữ liệu được tạo trong công việc hằng ngày. Nhờ vậy, ban quản lý có thể xem sản lượng shipment, doanh thu theo khách hàng, lợi nhuận theo job, hiệu quả tuyến, trạng thái kế toán và khối lượng vận hành với ít bước kiểm tra thủ công hơn.
Doanh Nghiệp Nào Cần Kiểm Soát Supply Chain & Logistics Tốt Hơn?
Doanh nghiệp xử lý nhiều shipment, job vận tải, khách hàng, vendor, tuyến, chứng từ và khoản phí cần kiểm soát Supply Chain & Logistics tốt hơn.
Khi phối hợp thủ công trở nên rủi ro
Nhu cầu trở nên rõ ràng khi doanh nghiệp quản lý nhiều khách hàng, nhiều lượt vận chuyển container, nhiều job vận tải, shipment đường biển hoặc đường hàng không, bảng giá riêng theo khách hàng và nhiều quy tắc billing khác nhau. Ở điểm này, phối hợp thủ công có thể tạo ra chậm trễ ngầm và bỏ sót chi phí.
Freight forwarder cần kết nối quotation, booking, shipment, service và accounting. Doanh nghiệp vận tải cần kết nối job, trip, driver, equipment, rate và invoice. 3PL provider cần visibility trên thực thi dịch vụ, chi phí, trạng thái giao hàng và báo cáo.
Phù hợp với đội COO và CFO
Đội COO cần thấy công việc đang kẹt ở đâu trước khi nó trở thành lỗi dịch vụ. Đội CFO cần thấy hoạt động logistics chuyển thành doanh thu, chi phí, phải thu, phải trả và biên lợi nhuận như thế nào. Kiểm soát logistics tốt hơn giúp cả hai đội nhìn cùng một bức tranh vận hành.
