Phần mềm giải pháp logistics cho công ty vận tải giúp đội vận tải quản lý yêu cầu khách hàng, lệnh vận tải, kế hoạch điều phối, cập nhật tài xế, phân bổ xe, mức sẵn sàng rơ-moóc, trạng thái giao hàng, bằng chứng giao hàng, chi phí, hóa đơn, bảng điều khiển và báo cáo trong một quy trình có cấu trúc. Với công ty vận tải, quản lý logistics không chỉ là điều xe. Doanh nghiệp còn cần kiểm soát tạo lệnh, điều phối hằng ngày, phối hợp tài xế, mức sẵn sàng thiết bị, thời gian chờ, mức sẵn sàng hóa đơn và báo cáo quản lý. Khi các hoạt động này được quản lý bằng bảng tính, cuộc gọi và tin nhắn, đội ngũ có thể vẫn hoàn tất chuyến nhưng mất khả năng nhìn thấy toàn bộ vận hành.
Phần mềm giải pháp logistics cho công ty vận tải là gì?
Phần mềm giải pháp logistics cho công ty vận tải là hệ thống quản lý vận tải giúp doanh nghiệp vận tải quản lý vận hành hằng ngày từ yêu cầu khách hàng đến lập kế hoạch lệnh, điều phối, xác nhận giao hàng, xuất hóa đơn và báo cáo.
Kiểm soát lệnh vận tải
Lệnh vận tải là hồ sơ trung tâm của một yêu cầu vận tải. Hồ sơ này nên gồm thông tin khách hàng, số lệnh, trạng thái lệnh, loại lệnh, chi tiết tuyến, điểm lấy hàng, điểm giao hàng, chi tiết công-te-nơ hoặc hàng hóa, lịch trình, tham chiếu khách hàng và ghi chú vận hành.
Khi dữ liệu lệnh vận tải có cấu trúc, đội vận hành có thể theo dõi từng yêu cầu rõ hơn. Điều phối viên có thể thấy việc cần lập kế hoạch. Tài xế có thể nhận thông tin công việc rõ hơn. Tài chính có thể truy vết chi phí và hóa đơn về đúng lệnh.
Điều phối và lập kế hoạch vận hành hằng ngày
Điều phối kết nối lệnh vận tải với thực thi hằng ngày. Đội ngũ cần phân bổ chuyến, phân công tài xế, kết nối xe và rơ-moóc, theo dõi tiến độ giao hàng, quản lý thời gian chờ và ghi nhận bằng chứng giao hàng.
Một giải pháp logistics nên giúp điều phối viên làm việc từ danh sách vận hành có tổ chức thay vì dựng lại kế hoạch hằng ngày từ nhiều bảng tính riêng.
Vì sao công ty vận tải cần phần mềm logistics?
Công ty vận tải cần phần mềm logistics vì phối hợp thủ công dễ tạo cập nhật phân tán, điều phối chậm, mức sẵn sàng thiết bị không rõ, khoảng trống hóa đơn và khả năng nhìn thấy quản lý yếu.
Phối hợp thủ công tạo rủi ro vận hành
Nhiều đội vận tải vẫn quản lý công việc bằng bảng tính, cuộc gọi và tin nhắn. Cách này có thể dùng được khi vận hành còn nhỏ, nhưng trở nên khó kiểm soát khi có nhiều khách hàng, tài xế, xe, rơ-moóc và chuyến hơn.
Khách hàng có thể đổi giờ lấy hàng. Công-te-nơ có thể sẵn sàng trễ hơn dự kiến. Tài xế có thể cần phân công lại. Rơ-moóc có thể bị báo lỗi. Một giao hàng đã hoàn tất nhưng vẫn thiếu bằng chứng giao hàng. Nếu các cập nhật này không được ghi nhận trong một quy trình, doanh nghiệp có thể không thấy trạng thái thật của từng lệnh.
Mức sẵn sàng thiết bị ảnh hưởng đến độ chính xác điều phối
Kế hoạch điều phối chỉ đáng tin khi xe và rơ-moóc được phân công thật sự sẵn sàng. Nếu trạng thái thiết bị không rõ, điều phối viên có thể phân công việc cho xe chưa sẵn sàng hoặc rơ-moóc đang bảo trì.
Phần mềm logistics giúp đội vận tải kết nối kế hoạch điều phối với hồ sơ thiết bị. Điều này giảm thay đổi vào phút cuối và giúp vận hành hiểu năng lực đội xe thật trước khi phân công chuyến.
Hóa đơn phụ thuộc vào dữ liệu vận hành đầy đủ
Một chuyến đã hoàn tất không phải lúc nào cũng sẵn sàng xuất hóa đơn. Tài chính có thể vẫn cần bằng chứng giao hàng, thời gian chờ, chi phí đã xác nhận, phụ phí, phê duyệt từ khách hàng hoặc thông tin chi phí nhà cung cấp.
Khi dữ liệu thực hiện lệnh và dữ liệu kế toán được kết nối, đội tài chính có thể chuẩn bị hóa đơn hiệu quả hơn và quản lý có thể rà soát lợi nhuận theo lệnh với bối cảnh tốt hơn.
Phần mềm này nên bao gồm những quy trình nào?
Phần mềm giải pháp logistics cho công ty vận tải nên bao gồm quản lý khách hàng, quản lý lệnh vận tải, lập kế hoạch điều phối, cập nhật tài xế, quản lý thiết bị, bằng chứng giao hàng, kế toán, bảng điều khiển và báo cáo.
Quản lý khách hàng và lệnh vận tải
Quản lý khách hàng và lệnh vận tải giúp đội ngũ ghi nhận đầy đủ yêu cầu vận tải từ đầu. Dữ liệu có thể gồm tên khách hàng, tuyến, điểm lấy hàng, điểm giao hàng, chi tiết công-te-nơ, chi tiết hàng hóa, loại lệnh, lịch trình và yêu cầu dịch vụ.
Dữ liệu lệnh sạch giúp giảm giao tiếp lặp lại và cho mỗi đội một điểm bắt đầu đáng tin cậy.
Vận hành và điều phối
Vận hành và điều phối nên giúp đội ngũ quản lý danh sách lệnh hằng ngày, phân bổ chuyến, phân công tài xế, phân công xe, phân công rơ-moóc, trạng thái giao hàng, chuyến thất bại, thời gian chờ và hành động đang chờ.
Quy trình này giúp điều phối viên hiểu lệnh nào đã lên kế hoạch, chuyến nào đang hoạt động và hồ sơ nào cần theo dõi.
Cập nhật tài xế và bằng chứng giao hàng
Cập nhật tài xế giúp đội văn phòng hiểu điều gì đang xảy ra trong quá trình thực hiện vận tải. Tài xế có thể cập nhật trạng thái chuyến, báo tiến độ giao hàng, gửi bằng chứng giao hàng hoặc báo vấn đề từ hiện trường.
Bằng chứng giao hàng quan trọng vì xác nhận việc giao hàng đã hoàn tất và hỗ trợ cập nhật khách hàng, xuất hóa đơn và xử lý tranh chấp.
Quản lý thiết bị
Quản lý thiết bị nên bao gồm xe, rơ-moóc, tổ hợp thiết bị, trạng thái hoạt động, báo cáo lỗi, hồ sơ bảo trì, dữ liệu đăng ký và trạng thái sẵn sàng.
Điều này giúp công ty vận tải hiểu tài sản nào đang sẵn sàng, chưa sẵn sàng, bị lỗi, không hoạt động hoặc đang bảo trì trước khi lập kế hoạch điều phối.
Kế toán và báo cáo
Kế toán nên kết nối với lệnh vận tải, chuyến, chi phí, phụ phí, hóa đơn, công nợ phải thu, công nợ phải trả và hồ sơ thanh toán.
Báo cáo nên giúp quản lý xem sản lượng lệnh, hoạt động công-te-nơ, tiến độ chuyến, hoạt động khách hàng, hiệu suất tuyến, khối lượng công việc của tài xế, mức sử dụng xe, thời gian chờ, mức sẵn sàng chi phí, trạng thái hóa đơn, doanh thu, chi phí, lợi nhuận và ngoại lệ.
Apollogix hỗ trợ vận hành công ty vận tải như thế nào?
Apollogix hỗ trợ vận hành công ty vận tải thông qua các quy trình TMS cho quản lý khách hàng, lệnh vận tải, vận hành, cập nhật tài xế, quản lý thiết bị, kế toán, bảng điều khiển, báo cáo, quản trị và thiết lập hệ thống.
Quy trình lệnh vận tải và vận hành trong Apollogix TMS
Apollogix TMS hỗ trợ quản lý lệnh vận tải và lập kế hoạch vận hành. Điều này giúp đội ngũ tạo lệnh vận tải, quản lý trạng thái lệnh, tổ chức danh sách vận hành hằng ngày, phân bổ chuyến, phân công tài xế và kết nối công việc với xe và rơ-moóc.
Điều này cho đội vận tải một cách có cấu trúc hơn để quản lý thực hiện lệnh từ tạo lệnh đến theo dõi giao hàng.
Cập nhật tài xế và khả năng nhìn thấy giao hàng
Apollogix TMS hỗ trợ cập nhật liên quan đến tài xế, tiến độ giao hàng, hồ sơ chuyến thất bại, thời gian chờ và quy trình bằng chứng giao hàng.
Những cập nhật này giúp đội vận hành giảm cuộc gọi lặp lại và hiểu tiến độ vận tải từ dữ liệu lệnh và chuyến được ghi nhận.
Quản lý xe và rơ-moóc
Apollogix TMS hỗ trợ quản lý thiết bị cho xe, rơ-moóc và tổ hợp thiết bị. Hệ thống cũng hỗ trợ quy trình báo cáo lỗi và bảo trì.
Điều này giúp điều phối viên hiểu mức sẵn sàng thiết bị trước khi phân công chuyến và giúp quản lý rà soát tình trạng đội xe rõ hơn.
Kế toán, bảng điều khiển và báo cáo
Apollogix TMS kết nối dữ liệu vận hành với kế toán, bảng điều khiển và báo cáo. Điều này giúp đội ngũ rà soát chi phí, hóa đơn, công nợ phải thu, công nợ phải trả, hoạt động lệnh, hiệu suất chuyến, thời gian chờ, bằng chứng giao hàng và ngoại lệ vận hành.
Sự kết nối này cho công ty vận tải khả năng kiểm soát tốt hơn đối với thực thi hằng ngày và theo dõi tài chính.
Lãnh đạo nên kiểm tra gì trước khi chọn phần mềm logistics?
Lãnh đạo nên kiểm tra phần mềm có hỗ trợ đúng quy trình công ty vận tải thực tế hay không, thay vì chỉ lưu thông tin giao hàng cơ bản.
Kiểm tra phạm vi quy trình
Hệ thống nên bao gồm dữ liệu khách hàng, lệnh vận tải, lập kế hoạch điều phối, cập nhật tài xế, hồ sơ xe và rơ-moóc, bằng chứng giao hàng, chi phí, hóa đơn, bảng điều khiển và báo cáo.
Nếu đội ngũ vẫn phải sao chép dữ liệu sang nhiều file riêng, quy trình chưa đủ kết nối.
Kiểm tra khả năng nhìn thấy điều phối
Lãnh đạo nên kiểm tra điều phối viên có thể thấy rõ lệnh đã lên kế hoạch, chuyến đang hoạt động, tài xế sẵn sàng, xe sẵn sàng, mức sẵn sàng rơ-moóc, tiến độ giao hàng và hành động đang chờ hay không.
Khả năng nhìn thấy điều phối rất quan trọng vì vận hành vận tải thay đổi liên tục trong ngày.
Kiểm tra mức sẵn sàng thiết bị
Hệ thống nên cho thấy mỗi xe và rơ-moóc đang sẵn sàng, chưa sẵn sàng, bị lỗi, không hoạt động hoặc đang bảo trì.
Nếu thiếu khả năng nhìn thấy mức sẵn sàng thiết bị, kế hoạch điều phối có thể nhìn như đã hoàn chỉnh nhưng thất bại khi thực hiện.
Kiểm tra khả năng truy vết tài chính
Hệ thống nên cho phép đội tài chính truy vết doanh thu, chi phí, hóa đơn, công nợ phải thu, công nợ phải trả và phụ phí về đúng lệnh vận tải hoặc chuyến.
Điều này giúp giảm lỗi hóa đơn và cải thiện rà soát lợi nhuận.
Kiểm tra chất lượng báo cáo
Báo cáo nên giúp quản lý xem sản lượng lệnh, trạng thái chuyến, hoạt động khách hàng, khối lượng công việc của tài xế, mức sử dụng thiết bị, thời gian chờ, mức sẵn sàng hóa đơn, doanh thu, chi phí, lợi nhuận và ngoại lệ mà không cần dựng báo cáo thủ công.
Khi nào công ty vận tải cần phần mềm này?
Công ty vận tải cần phần mềm giải pháp logistics khi sản lượng lệnh, độ phức tạp điều phối, phối hợp tài xế, mức sử dụng thiết bị, khối lượng hóa đơn và nhu cầu báo cáo trở nên khó quản lý thủ công.
Sản lượng lệnh đang tăng
Khi sản lượng lệnh tăng, đội ngũ phải quản lý nhiều khách hàng, tuyến, tài xế, xe, rơ-moóc, cập nhật giao hàng, bằng chứng giao hàng, chi phí và hóa đơn hơn. Theo dõi thủ công trở nên kém tin cậy hơn.
Điều phối thay đổi thường xuyên
Nếu chuyến thường xuyên bị thay đổi do mức sẵn sàng tài xế, mức sẵn sàng xe, vấn đề rơ-moóc, yêu cầu khách hàng hoặc thời gian lấy hàng bị trễ, doanh nghiệp cần kiểm soát điều phối tốt hơn.
Trạng thái thiết bị khó theo dõi
Nếu vận hành không thể nhanh chóng thấy xe và rơ-moóc nào sẵn sàng, bị lỗi, không hoạt động hoặc đang bảo trì, lập kế hoạch điều phối sẽ có rủi ro.
Hóa đơn bị chậm sau khi giao hàng
Nếu chuyến đã hoàn tất nhưng chưa thể xuất hóa đơn vì thiếu bằng chứng giao hàng, chi phí, thời gian chờ hoặc phụ phí, doanh nghiệp cần kết nối vận hành và kế toán chặt hơn.
Báo cáo quản lý mất quá nhiều thời gian
Nếu báo cáo quản lý cần tổng hợp thủ công từ nhiều bảng tính hoặc nhiều bộ phận, doanh nghiệp cần quy trình bảng điều khiển và báo cáo có cấu trúc.
